Activities, Task e Event in Salesforce

Activities, Task e Event sono tre oggetti standard di Salesforce strettamente correlati tra loro.

Ti è mai capitato, per esempio, di vedere a layout un campo su un record Task e, volendolo modificare da Setup>Object Manager>Task>Field & relationship non sei riuscito a trovare il suddetto campo?

Capirai anche il motivo di quanto sopra in questa guida, dove cercheremo di fare un po’ di chiarezza.

Activities, Task e Event: cosa sono?

Definiamo in generale Activity tutte le interazioni che l’azienda ha con clienti (Account), contatti e opportunità. Le attività possono essere sia Task che Event.

Un Task può rappresentare tre tipi di interazione:

1. Azione di tipo “to-do” – Ovvero l’utente crea un record di tipo Task per ricordarsi di dover effettuare un’azione e inserisce una due date. In questo caso il task viene chiuso manualmente.
2. Azione Call log – Creata sempre dall’utente.
3. Invio di una mail – In questo caso non è l’utente che crea il task, ma quando viene inviata una mail da Salesforce, un task già chiuso viene creato con due date uguale alla data di creazione dello stesso.

Un evento invece rappresenta un’azione schedulata con un cliente, contatto o opportunità. Rispetto al task non ha una due date, ma una start date e una end date e, quando la end date è raggiunta lo stato dell’evento passa a completed.

Importante! 

Siccome Salesforce prevede una vista a 360 gradi dell’Account, quando si creano Activities su Case, Contact o Opportunity collegate con l’account, questi record verranno visti anche sulla timeline delle activities dell’account.

Personalizzare le Activities

Per personalizzare l’aspetto delle Activities e dei Calendari, possiamo accedere da due parti all’interno del menù “Setup”:

1. La prima è cercando “Activity Setting”, da cui si possono cambiare le impostazioni del comportamento di Activities, Task e Event.

Per esempio si può abilitare la creazione di task ricorrenti, email tracking ecc. (come da immagine sotto).

2. La seconda è cercando “User interface” nel menù “Setup” e soffermarsi sulla sezione Calendar. In questa sezione si possono personalizzare aspetti della visualizzazione del calendario da parte dell’utente.

Alcune considerazioni su Activities, Task e Events

Come è già stato detto all’inizio dell’articolo l’Activity rappresenta un oggetto di generalizzazione di Task e Event, per questo motivo non esistono, per esempio, tab delle Activities nelle nostre app Salesforce.

Infatti Activity rappresenta un oggetto “tecnico” che ha funzionalità limitate rispetto agli altri oggetti. 

Dai un’occhiata alle opzioni disponibili nella sezione activity dell’Object Manager:

Come vedi, non è presente per esempio la possibilità di creare Validation Rules, Page Layout, Record Type ecc. Le azioni che si possono effettuare sono soltanto: 

• Creare nuovi campi
• Creare nuovi Search Layout
• Creare pulsanti o link personalizzati

Ricorrerai quindi questa a sezione quando vorrai creare campi, pulsanti, link o Search Layout che utilizzerai per entrambi Task ed Events.

Visibilità e condivisione del calendario

Gli utenti possono condividere il loro calendario con altri utenti. 

Per fare questo:

1. A partire dalla pagina principale di Salesforce cercare la tab “Calendar” (se è già visibile, altrimenti cercarla dall’icona dell’app Launcher).

2. In basso a destra clicca sul calendario che vuoi condividere (nel nostro esempio si chiama “My events”), clicca quindi sulla freccia laterale e poi su “Share Calendar” 

3. Cerca l’utente con cui vuoi condividere il calendario e nella sezione “Access Date” definisci il grado di condivisione del calendario per quella persona.

Sharing setting e opzione di condivisione del calendario

Quando scegli il livello di accesso da dare agli utenti con cui condividi il calendario, esso è determinato dalla Organization Wide Default (OWD) del calendario, i cui valori possibili sono:

• Hide Details – gli utenti potranno vedere soltanto la disponibilità del calendario
• Hide Details and Add Events – gli utenti potranno vedere la disponibilità del calendario ed aggiungere nuovi eventi
• Show Details – gli utenti potrai vedere il dettaglio degli eventi del calendario ma non potranno aggiungere nuovi eventi
• Show Details and Add Events – gli utenti potranno vedere il dettaglio degli eventi del calendario, aggiungere nuovi eventi ma non potranno modificare eventi esistenti

Considerazioni finali

Monitorare le attività che riguardano un cliente o una particolare opportunità di vendita è importante per capire quante e quali sono le attività che aiutano a vendere i servizi e i prodotti del tuo business.

Affinchè questi strumenti siano però efficaci è necessario:

• Progettare e pensare come e quando utilizzare Task e Event nella tua organizzazione
• Definire, prima di utilizzare questi tool, quali sono i KPI che vuoi misurare e monitorare
• Event e Task possono essere creati direttamente dagli utenti, ma possono anche essere importati automaticamente. Ad esempio, è possibile collegare account gmail a Salesforce in modo da sincronizzare i calendari ecc. Queste soluzioni sono adatte a diversi tipi di business, per fare in modo che il contenitore di tutti i task e gli eventi  sia Salesforce.
• La formazione, mai come in questo caso, è importante. Insegnare agli utenti della piattaforma come, quando e perchè utilizzare Event e Task, così come la necessità di chiudere to-do task quando sono terminati, aiuteranno di molto il calcolo dei KPI.

Alla prossima guida!