In alcuni casi è necessario esportare i dati di un report per effettuare analisi più approfondite o condividere i dati con utenti che non hanno accesso a Salesforce.
In questo caso è possibile esportare i dati di un report in uno spreadsheet.
Non tutti gli utenti possono esportare un report è necessario aver assegnato sul proprio profilo la permission “Export Reports”.
Se si ha il privilegio di esportare un report, una volta posizionatosi sulla pagina di dettaglio del report in alto a destra basta espandere la freccetta vicino al tasto edit e cliccare su “Export”:
Apparirà quindi la finestra di dialogo in cui di deve scegliere con che vista esportare il report:
- Formatted Report, ovvero verrà esportato il report così come appare su Salesforce (quindi con eventuali raggruppamenti ecc.), in questo caso il formato dell’export previsto è solo .xlsx
- Details only: si esporteranno tutte le righe senza nessuna formattazione in particolare, ed è quindi possibile scegliere diversi formati ed encoding.
Una volta cliccato su Export sarà possibile salvare il file.
Considerazioni sull’utilizzo di Export Report
Come per la funzionalità di Subscribe è necessario prestare attenzione a chi si fornisce la possibilità di esportare dei dati.
Questo perché una volta esportati i dati è molto difficile controllare da chi e come questi dati vengono usati.
Un altro problema, nel garantire questa funzionalità, è quella di diminuire la user adoption. infatti molti utenti potrebbero utilizzare la funzionalità per analizzare i dati in Excel, perché conoscono meglio lo strumento.
Ma Salesforce nasce proprio con l’obiettivo di avere tutti i dati e le analisi in un unico luogo, anche per proteggere l’accesso a potenziali dati sensibili.
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