Dashboard sono uno strumento che consente di visualizzare i dati provenienti da uno o più report.
Per ogni vista che si vuole avere è possibile inserire uno o più grafici.
La prima cosa da sapere è che (così come per i report) la visibilità delle dashboard funziona per cartelle: se un utente ha accesso ad una cartella potrà visualizzare tutte le dashboards al suo interno. A questo link trovi l’articolo sulla visibilità e come creare cartelle per Report e Dashboard.
Per poter vedere e modificare le Dashboard sono necessari almeno i seguenti permessi sul profile o su un permission set assegnato all’utente:
- “Run Reports” per vedere Report e Dashboard.
- “View dashboard in public folder” per vedere le dashboard che sono disponibili per tutti gli utenti in cartelle pubbliche.
- “Create and customize Dashboard” per poter creare le proprie Dashboard e salvarle nella cartella “Private Dashboard”.
Una volta aggiunti i permessi necessari, per visualizzare una Dashboard basta posizionarsi nella tab standard “Dashboard” nella app di sales o di qualsiasi altra app che contenga la tab.
La vista che si apre è quella delle cartelle presenti, le standard quali Private Dashboard, All Dashboards ecc. Per creare una Dashboard basta cliccare sul pulsante “New Dashboard” in alto a destra.
Le Dashboard sono basate su Report, è necessario quindi prima creare tutti i report necessari da inserire nella Dashboard. Per sapere come creare un Report puoi consultare questo link.
Una volta cliccato sul pulsante si aprirà una form dove inserire i dettagli della Dashboard e la cartella in cui salvarla (per difetto le Dashboard vengono tutte salvate in Private Dashboard).
Una volta inseriti i dettagli cliccare su “Create” e si aprirà il Dashboard Builder: un ambiente di lavoro in cui in alto a destra si trovano i pulsanti per inserire dei Widget (ovvero i grafici), dei filtri e altre impostazioni.
La parte centrale è formata da 12 colonne ed usando il trascinamento e ridimensionamento si possono inserire grafici piú o meno grandi.
La prima cosa da fare è inserire un widget, inserire tutte le informazioni e posizionarlo nella schermata al centro. Quando si clicca sul pulsante Widget c’è la possibilità di inserire tre tipi di elementi: grafico, immagine o testo.
Gli ultimi due sono autoesplicativi, mentre inserire un grafico (chart) ha diversi step di configurazione:
- Il primo passo è quello di scegliere il report da cui verranno visualizzati i dati. Il modo in cui è costruito il report (tabular, summary ecc.) influenza il modo in cui il relativo grafico può essere modificato. Per esempio, se il report di partenza non ha al suo interno un grafico, sarà possibile solo un grafico di tipo tabella.
- Una volta scelto il report, cliccare su Select e si aprirà il widget per scegliere il grafico e personalizzarlo:
Il grado di personalizzazione dipende dal diverso tipo di grafico.
Per esempio nel caso di grafico a barre si puó scegliere quale campo vedere sull’asse delle X (dipende dai livelli di raggruppamento del report), mentre invece per il tipo di grafico “Gauge” si possono scegliere gli intervalli dei livelli rosso, giallo e verde.
Il grafico da scegliere dipende molto dall’enfasi che si vuole dare ai dati, cosa si vuole sottolineare ecc.
Una volta inserito il grafico, può essere ingrandito e rimpicciolito semplicemente trascinando i bordi del grafico stesso.
Ripetere il passo 1 e 2 per tutti i grafici che si vogliono inserire.
- Una volta inseriti i diversi grafici è possibile inserire dei filtri, per consentire agli utenti di effettuare analisi con diverse viste per esempio su date ecc.
Per inserire un filtro basta cliccare sul pulsante filter, scegliere il campo su cui filtrare
E poi inserire il valore (statico o dinamico) su cui si vuole filtrare. I filtri dinamici delle Dashboard funzionano in modo molto simile ai filtri dinamici per i report, vi consiglio di leggere questo articolo per sapere come funzionano nel dettaglio.
Una volta cliccato su apply il filtro compare in alto a sinistra nel Dashboard filter:
Se i widget provengono da diversi report, il filtro generale cercherà un “equivalent field” per tutti i report: per esempio in questo caso si è scelto come campo per filtrare lo SLA expiration Date e questo campo è presente sia sui Lead, Opportunity e Case.
Nel caso in cui si voglia collegare il campo del filtro con un altro campo di un altro report, questo si puó face cliccando sull’icona ad imbuto che appare in alto a destra in ogni widget
E una volta cliccato si aprirà un widget con i campi “compatibili” per questo filtro:
- Ultimo step prima di salvare la dashboard è quello di scegliere quali dati mostrare, il cosiddetto “Running User”. Infatti normalmente le Dashboard in salesforce sono statiche, prendono la vista di un particolare utente. Per scegliere la vista di quale utente, cliccate in alto a destra su rotellina:
Fra le diverse impostazioni, esiste la sezione “view Dashboard As” e si puó scegliere se stessi, un altro utente o mostrare la dashboard dinamicamente in base alla persona che la visualizza.
Per sapere in dettaglio tutte le implicazioni della visibilità delle Dashboard leggi questo articolo.
- Una volta cliccato su Save e Done la dashboard è pronta per essere utilizzata! Così come per i report potrebbe essere necessario effettuare una subscription in modo che la dashboard venga inviata periodicamente a noi stessi o ad un gruppo di utenti. Per effettuare la subscription basta cliccare sul pulsante “subscribe” in alto a destra e scegliere il periodo temporale con cui ricevere la mail e quale gruppo di utenti dovrà riceverlo. Attenzione, affinché sia possibile effettuare la subscription per altri utenti è necessario che i report siano pubblici e visibili da quel gruppo di utenti.
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