Funzione Subscribe di un report

Una volta creato un report, potrebbe essere necessario notificare le persone interessate periodicamente sui cambi che avvengono nel report.

È possibile effettuare una subscription ad un report per se stessi o per altri utenti in modo che periodicamente si riceva una email con gli ultimi aggiornamenti dei report.

Per effettuare una subscription è necessario avere delle permission sui propri profili, in particolare:

1. “Subscribe to Reports” affinché un utente possa iscrivere se stesso e ricevere gli aggiornamenti via email
2. “Subscribe to Reports: Add Recipients” per aggiungere altri utenti che riceveranno la mail periodicamente
3. “Subscribe to Reports: Send to Groups and Roles”: per aggiungere gruppi di utenti attraverso ruoli o public groups
4. “Subscribe to Reports: Set Running User” per decidere chi è il running user, ovvero la “vista” dei dati che verranno inviati.

Effettuare la subscription ad un report

Per effettuare la subscription posizionarsi sulla pagina di dettaglio di un report e in alto a destra espandere la freccetta vicino al tasto edit e cliccare su “Subscribe”:

Una volta cliccato sul pulsante, si aprirà la form dove inserire i dettagli:

Il primo dettaglio da inserire è ogni quanto inviare l’email: giornalmente, settimanalmente ecc.
Si possono inserire anche degli allegati cliccando su ”Attach File”.

Per cambiare gli utenti che riceveranno la mail con il report, cliccare su “Edit Recipient”, si aprirà una pagina di dialogo in cui scegliere gli utenti o il gruppo di utenti da inserire:

Oltre a scegliere la cadenza con cui verrà invitata la mail, è possibile scegliere anche ulteriori condizioni per cui notificare gli utenti, per esempio se cambia il valore o lo status di un récord, semplicemente spuntando la casella “Add condition to this report”:

Infine è possibile scegliere quale “vista” inviare, ovvero se come l’utente o come un’altra persona:

E se inviare soltanto un Summary del report o anche i dettagli:

Se si vuole effettuare l’unsubscribe basta cliccare di nuovo sul pulsante “subscribe” e nella form in basso apaprirá il pulsante “Unsubscribe”:

Considerazioni sull’utilizzo di subscribe

È importante ricordare che quando si effettua una subscription ad un report, questi dati verranno inviati all’esterno della org, quindi non saranno piú protetti da sguardi malevoli. 

È necessario non solo fare attenzione a chi un admin aggiunge nella subscription, ma soprattutto a quali utenti si da la possibilità di effettuare la sottoscrizione autonomamente.