Uno degli obiettivi principali dell’utilizzo Salesforce è quello di gestire i dati per poi poter effettuare delle analisi a diversi livelli ed aiutare l’area decisionale dell’azienda ad effettuare previsioni e valutare l’andamento delle vendite, della gestione degli ordini ecc.
Il primo livello di analisi in Salesforce si ottiene usando Report e Dashboards. Questo articolo ha lo scopo di essere una guida alla creazione e alla lettura dei report.
I livelli minimi di permessi che un utente deve avere per poter utilizzare i report sono:
- “Run report” per poter visualizzare i report.
- “Create and Customize Report” per creare e modificare dei report.
Una volta assegnate queste permission, l’utente sarà in grado di vedere e creare report.
Per vedere tutti i report basta posizionarsi nella tab standard “report” presente nella App Sales:
La vista principale della tab dei report si apre sulle cartelle.
Esistono diverse cartelle e viste standard:
- Recent: ovvero i report aperti di recente.
- Private report: i report creati da un utente e non condivisi da nessuno.
- Public Report: i report pubblici visibili da tutti gli utenti.
- Altre cartelle custom create da Admin o utenti che hanno i permessi per creare cartelle.
La gestione e la visibilità dei report avviene per cartelle: se un utente ha la visibilità di una cartella, vedrà tutti i report al suo interno. Per saperne di più su gestione e visibilità delle cartelle, qui trovate l’articolo dedicato alle cartelle.
Per creare un nuovo Report cliccare sul pulsante in alto a destra “New Report”:
Una volta cliccato sul pulsante si aprirà la form di creazione di un report.
I passi per creare un report:
- Il primo passo è quello di scegliere il Report Type, ovvero l’oggetto (in relazione ad altri) su cui si vuole effettuare l’analisi.
Esistono diversi Report Type Standard creati da Salesforce sia per gli oggetti Standard, sia per gli oggetti Custom quando si crea un nuovo oggetto e si spunta la casella “Allow Reports”.
Se tra quelli esistenti non trovate quello che fa per voi, potete sempre creare un Custom Report Type (a questo link trovate il dettaglio su tutto quello che c’è da sapere sui Report Types).
Una volta scelto il report type cliccare su “Start Report”. - Una volta cliccato sul pulsante si aprirà il Report Builder con tutti i suoi strumenti, nell’immagine sotto si puó vedere una overview dei principali strumenti:
- La prima scelta da effettuare è capire che vista dovrà avere il Report: sarà una tabella, una matrice, di quale vista (raggruppamento) si ha bisogno.
Per raggruppare righe e colonne nel pannello di sinistra è possibile scegliere secondo quale riga si vuole raggruppare nella sezione “Group Rows”, una volta raggruppata almeno una riga è possibile raggruppare anche per colonne.
Se volete conoscere i diversi tipi di Report e quali sono le loro funzionalità potete consultare l’articolo a questo link . - Una volta scelta la vista, è opportuno scegliere i filtri per limitare l’analisi ad un tempo e a dei record specifici.
Per inserire dei filtri basta posizionarsi nella scheda “Filter”. Qui troverete la possibilità di cambiare alcuni filtri standard come il “Show me” e la Created Date dei record, e inserire diversi filtri semplici o complessi (Cross filter) e di può anche cambiare la filter logic, ovvero scegliere se valutare i diversi criteri in AND, OR o una logica custom. Per saperne di più sui filtri potete consultare l’articolo dedicato a questo link. - Il passo successivo è quello di scegliere quali e quante colonne mostrare nel report (il limite massimo è di 25 colonne).
Per inserire, eliminare o riordinare le colonne basta utilizzare lo strumento columns sempre nel pannello a sinistra. Cercando nella casella di testo e trascinando le colonne in alto o in basso per riordinarle.
- Nei Report è possibile anche creare dei campi formula, per dettagliare ancora di più l’analisi.
Esistono tre tipi di formula: Row Level, Summary e Bucket Field.
Ognuno di questi tipi di report formula serve per obiettivi diversi. Potete consultare questo articolo per conoscere in dettaglio come creare dei report formula field - Altri modifiche avanzate che si possono effettuare:
- Riordinare/spostare le colonne direttamente dalla colonna stessa,cliccando sulla freccetta che appare a destra di ogni colonna
- Una volta creato un Summary Report, si possono scegliere alcuni dettagli come se si vogliono vedere i dettagli delle righe o soltanto i raggruppamenti, se si vogliono vedere i subtotali ecc. queste opzioni si trovano in basso e appaiono una volta che si è effettuato almeno un raggruppamento:
- Riordinare/spostare le colonne direttamente dalla colonna stessa,cliccando sulla freccetta che appare a destra di ogni colonna
- Una volta scelti questi dettagli bisogna salvare ed eseguire il report, cliccare su “Save and Run”, scegliere nome e cartella e salvare.
Una volta eseguito il report, esso si potrà consultare ogni volta che si desidera nella tab dei report.
È possibile effettuare una subscription al report per se stessi o per un altro gruppo di utenti, per sapere come fare potete consultare questo articolo.
Infine se necessario, è possibile esportare un report in un file excel o CSV, per sapere come fare e quali sono tutte le implicazioni, consultate questo articolo.
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