La visibilità di Report e Dashboard funziona per cartelle: se un utente ha accesso ad un cartella avrà accesso a qualsiasi contenuto (report o dashboard) al suo interno.
È utile quindi imparare fin dall’inizio a organizzare Report e Dashboard secondo cartelle tematiche o per insieme di persone che dovranno visualizzare e lavorare con quelle informazioni.
Disclaimer: il funzionamento delle cartelle per Report e Dashboard è uguale. Tutto quello che in questo articolo viene detto per i report ha validitá per la gestione delle cartelle nelle dashboard.
Cartelle standard per Report e Dashboard
Quando ci posizioniamo nella tab “Report” sulla sinistra possiamo vedere alcune cartelle “Standard” ovvero sempre presenti:
Created by me e All Reports non sono delle cartelle vere e proprie ma delle “viste” in cui vengono filtrati rispettivamente i report creati dall’utente e quelli visibili all’utente (quindi report creati, report pubblici e report con cui hanno condiviso).
La cartella Private Report contiene tutti i report creati dall’utente per uso personale. Non sono visibili nemmeno ad un admin, per poterli vedere è necessario utilizzare lo strumento “login as”.
Infine Public Reports sono tutti quei report visibili a tutti all’interno della org. Qui andranno salvati tutti i report di interesse aziendale: previsioni di vendita ecc.
È poi possibile creare nuove cartelle (bisogna avere sul proprio profile il permesso “create Report folder” o “create dashboard folder” in caso delle dashboard) semplicemente cliccando sul pulsante “New Folder” nella tab dei report:
Basterà inserire il nome e salvare, dopodichè la cartella potrà essere visualizzata nella sezione “All folders”.
Condividere la cartella con altri utenti
Per condividere la cartella con altri utenti, dalla vista All Folder basterà cliccare sulla freccetta che si trova a destra in corrispondenza della riga della cartella che si vuole condividere e cliccare su Share. Dallo stesso menú si puó contrassegnare la cartella come favorita, rinominare o eliminare la cartella (e tutto il suo contenuto).
Una cartella si puó condividere con:
- Singoli utenti.
- Public Groups.
- Con tutti gli utenti assegnati ad un Role.
- Con tutti gli utenti assegnati ad un Role e i suoi subordinates (quindi i ruoli che si trovano più in basso di lui nella gerarchia dei ruoli).
Per ogni gruppo di utenti scelti si possono dare tre livelli di visibilità:
- View (vedere ireport)
- Edit (modificare i report)
- Manage (avere tutti i diritti su report e cartella)
Una volta inseriti tutti gli utenti cliccare su “Share” e salvare e la cartella sarà ora disponibile per questi utenti.
Infine per vedere con chi è condivisa la cartella basta semplicemente cliccare su Share e consultare la sessione “Who Can Access”.
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