La gestione delle currency (cioè della valuta) può risultare piuttosto complessa se non si conosce in dettaglio il loro funzionamento in Salesforce.
Dove vengono settate le currency?
Esistono tre “livelli” di currency:
- Un admin setta la corporate currency (cioè la valuta aziendale) nella sezione “Company information”. Se l’azienda opera in diversi paesi (come nel caso di una multinazionale), l’admin può opzionalmente creare altre currency sempre dalla pagina Company Information.
- Gli user ereditano la corporate currency, però se è attivata la multi currency possono scegliere una currency diversa.
- Lead, accounts, contacts, opportunities e cases hanno il loro campo currency. Gli importi vengono visualizzati nella currency del record e opzionalmente in quello dello user.
Come abilitare nuove currency e modificare i conversion rates in Salesforce
Per creare una nuova currency su Salesforce procedi così:
- Dalla pagina principale di Salesforce clicca su “Setup”.
- Nel Quick Find cercare “Company information”.
- Nella pagina di dettaglio del Company Information cliccare su “Currency setup” posto tra i tab in alto.
- Nel riquadro “Active Currencies” cliccare su New.
- Dal menù a tendina “Currency type” scegliere quale currency si vuole inserire. Inserire anche il “Conversion Rate” (tasso di cambio) se necessario. Cliccare su Save per salvare le modifiche.
Come vengono gestiti i Conversion Rates?
I Conversion Rates inseriti all’atto di creazione della nuova currency, possono essere modificati manualmente cliccando su “Edit Rates” nella sezione Active Currencies.
Apparirà un popup in cui sarà possibile cambiare tutti i Conversion Rates delle Currency attive della nostra azienda.
Come ben sappiamo però i tassi di cambio valuta variano costantemente.
Al momento non esiste un metodo automatico per aggiornare gli exchange rate periodicamente attraverso Salesforce nativo, quindi l’admin Salesforce dovrà, di volta in volta, aggiornare manualmente i rates delle diverse currency.
Esistono però delle soluzioni sul market App Exchange di Salesforce, sia gratuite che a pagamento. Se decidete di utilizzare app dell’app Exchange, il nostro consiglio è quello di testare i diversi comportamenti della app in una sandbox prima di installarlo definitivamente.
Advanced currency management
Quando vengono modificati gli exchange rate, tutti gli amount di oggetti quali opportunities, opportunity products, opportunity product schedules, campaign opportunity fields, opportunity splits, e i valori dei report relativi a questi oggetti cambiano.
Come fare per bloccare il valore di questi oggetti al momento in cui il record viene chiuso?
In questo caso si utilizza l’advanced currency management, il quale consente di freezzare il valore del record definendo quelli che vengono chiamati “Date Currency”. In questo modo l’exchange rate sarà quello relativo alla close date.
Per fare questo l’advanced currency management deve essere attivato; puoi attivarlo dalla pagina “Manage Currencies” nella sezione Advanced Currency Management, cliccando su “Enable” come nell’immagine qui in basso.
Una volta attivato l’Advanced Currency Management, per inserire un dated exchange rate procedi così:
- Nel quick find cerca “Manage Currencies”
- Clicca su “Manage Date exchange Rates”
- Seleziona “New Exchange rate”
- Inserisci il nuovo exchange rate avendo cura di inserire la corretta data di inizio
Siamo arrivati alla fine di questo tutorial su come gestire le Currency su Salesforce! Speriamo che adesso ti sia più chiaro il funzionamento di questo importantissimo aspetto.
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