Uno User in Salesforce rappresenta una persona che possiede diritti di accesso ad oggetti, app ecc.
Tipici esempi di User in Salesforce sono gli impiegati dell’azienda che utilizzano una istanza di Salesforce, ma possono esistere anche User esterni che possono accedere con limiti a Salesforce: esempi sono i Chatter User o i Community Users.
L’oggetto User
L’oggetto User in Salesforce può essere customizzato come tutti gli altri oggetti: possono essere infatti creati campi Custom, Validation Rules, Workflow Rules e Triggers.
Ovviamente è necessario porre molta attenzione quando si effettuano interventi su questo oggetto perché le conseguenze indesiderate su questo oggetto potrebbero avere ripercussioni non indifferenti.
Per customizzare l’oggetto User, si procede come per tutti gli altri oggetti:
- Setup
- Object manager
- Cercare “User”
A questo punto verifica tutte le impostazioni che possono essere cambiate.
Come creare un nuovo User in Salesforce
Per creare un nuovo utente in Salesforce:
- Clicca sulla rotellina di “Setup”.
- Nel quick find cerca “User” e clicca su New User come nell’immagine sottostante.
- Inserisci tutte le informazioni necessarie e obbligatorie.
- Clicca su Save.
Considerazioni sulla creazione di un nuovo User
Quando si crea un nuovo User in Salesforce è necessario inserire tre classi di informazioni:
- Informazioni personali: Nome, Cognome, Email, indirizzo ecc.
- Informazioni di sicurezza: Username, Licenza, Profilo, Ruolo ecc.
- Informazioni su lingua e time zone: time zone, locale, language currency
Alcuni punti che ti invitiamo a tenere presenti sono inoltre:
- Ogni Utente può avere un sola licenza (per saperne di più clicca qui INSERIRE LINK A ARTICOLO), un solo profilo (LINK ARTICOLO PROFILO) e un solo ruolo (LINK ARTICOLO ROLE E ROLE HIERARCHY).
- Il campo Alias è una forma breve che viene assegnata di default come le sillabe iniziali di nome e cognome. Questo campo viene utilizzato per identificare lo User nelle List Pages, nei Report e in altre pagine dove l’intero nome non entra. Il suo limite è di otto caratteri.
- Quando crei un nuovo Utente, presta attenzione al fatto che di default è marcata la checkbox “Generate New Password and notify User immediately”. In molti casi creazione e notifica allo User della sua utenza non devono avvenire nello stesso momento (si pensi per esempio quando ancora la Org Salesforce non è stata deployata oppure quando l’utente non ha ricevuto la formazione necessaria).
Come risolvere i problemi di login
Cosa fare quando un utente non riesce a loggarsi?
Per verificare come mai un utente non è riuscito a loggarsi, è sufficiente controllare nella sezione “Login History” dell’utente in questione e trovare l’origine del problema.
Per esempio, nell’immagine qui sotto l’utente non è riuscito a loggare perché ha inserito una password errata.
Come fare se la password è errata ma l’utente non ricorda quella corretta?
Per questioni di sicurezza le password non sono visibili né modificabili, nemmeno da parte degli amministratori. Quello che si può fare in questo caso è resettare la password dell’utente; in questo modo verrà inviata all’utente una email con un link su cui cliccare e modificare la sua password.
Per avviare la procedura di reset della password basta cliccare sul pulsante “Reset Password” che si trova sulla pagina di dettaglio di ogni utente come nell’immagine sottostante.
Cosa succede se un utente effettua troppi tentativi di login? In questo caso l’utente può essere bloccato.
Per poter sbloccare l’utente, bisognerà andare nella pagina di dettaglio dell’utente in questione e cliccare sul pulsante che sarà apparso “Unlock”.
Password policies in Salesforce
Perché dopo un numero limitato di tentativi un utente viene bloccato?
Perché in Salesforce è necessario settare alcune impostazioni per le password.
Per settare le impostazioni riguardo le password degli utenti, bisogna andare in “Password Policies”.
In questa sezione del menu Setup si possono settare diversi aspetti della sicurezza delle password degli utenti:
- Dopo quanti giorni la password scade e quindi deve essere rinnovata.
- Quante password “ricorderà” il sistema per cui un utente non potrà utilizzare vecchie password.
- Che tipi di caratteri è necessario inserire nella password
E molto altro, come vedi nell’immagine sotto.
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