Guida completa all’utilizzo dei filtri nei Report

Una delle parti piú importanti quando si crea un Report è quello di aggiungere dei filtri per selezionare l’insieme dei record che ci interessano restringendo il campo di analisi.

Una volta che ci si è posizionati nel Report Builder i filtri si trovano nella parte sinistra dello schermo.

Per ogni tipo di oggetto avrete sempre uno o più filtri standard che servono per selezionare quali record si vogliono vedere e spesso filtri sulla Created Date o su altre date importanti come per esempio la Close Date (quando si effettuano dei report su Opportunities).

Filtro Show me

Questo filtro si chiama “Show me” è può avere diversi valori:

• My record per vedere i record di cui si è owner.
• My team’s records. Ovvero si possono vedere tutti i record il cui owner ha un ruolo piú in basso nella gerarchia dei ruoli.
• All records, il filtro è basato su tutti i record che l’utente vede nella org (considerando tutti i criteri di sharing).
• Filtered by scope si puó scegliere il filtro in base all’owner.

I filtri sono dinamici quindi il loro contenuto varierà in base alla persona che effettua l’accesso.

Come inserire dei filtri

Se si vogliono inserire altri filtri è necessario cliccare nella casella di testo “Add filter” e scegliere il campo su cui si vuole filtrare. In base al tipo di campo scelto, cambieranno i criteri che si possono inserire.

Per esempio se si sceglie un campo di tipo picklist, il filtro consente quali valori includere/ escludere. Infatti il filtro ha diversi operatori: equals, not equals, contains ecc. e si possono selezionare uno o più valori della picklist.

Nel caso di campo di tipo Date, esistono diversi filtri dinamici: in modo da non dover cambiare il filtro quando passa il tempo.
Un esempio è la creazione di un report che mostri gli Account creati il mese corrente. Sarebbe poco efficiente dover cambiare ogni mese il filtro inserendo data di inizio e data di fine, per questo motivo quando si sceglie di filtrare su un campo Date esistono filtri dinamici composti da parole chiave come this week, current month ecc.
Ovviamente si possono anche inserire delle date fisse.
Quando si sceglie il filtro di tipo data la prima scelta mostrata è quella di un calendario quindi a date fisse:

Ma cliccando su “Use Relative Dates” è possibile inserire parole chiave come “THiS WEEK”, “THIS MONTH” ecc. Esistono molti valori possibili, su salesforce help potete trovare tutti i valori ammissibili (qui trovate il link https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.filter_dates_relative.htm&type=5 ). 

Attenzione! Se utilizzate una lingua diversa dall’inglese perché anche i filtri vengono tradotti.

Ci sono poi i filtri per campi “liberi” come numeri o campi di testo, in cui sono presenti i diversi operatori e si potrà inserire la stringa su cui filtrare:

Filter Logic

Quando si inseriscono diversi filtri custom per default essi vengono valutati in and (quindi si vedranno i record per cui tutti i filtri inseriti sono veri nello stesso momento). Puó succedere peró che sia necessario dover utilizzare una logica diversa (per esempio se solo uno dei filtri sia vero ecc.).
Se si vuole modificare la logica dei filtri basta cliccare sulla freccetta in alto a destra del pannello dei filtri e cliccare su “Add Filter Logic”:

Una volta cliccato, ad ogni filtro viene assegnato un numero quindi è possibile scrivere la logica utilizzando parole chiave come AND e OR e anche utilizzare parentesi nel caso di logiche piú complesse.

Cross Filter

È possibile inserire anche dei filtri piú complessi ovvero i cosiddetti Cross Filter che consentono di creare dei filtri sui record che hanno una relazione di look-up o master-detail con l’oggetto principale.
Per aggiungere un Cross Filter basta cliccare sulla freccetta a destra e scegliere “Add Cross Filter”:

Una volta cliccato sul pulsante, il cross filter si inserisce in due passi, il primo è scegliere l’oggetto in relazione all’oggetto principale. In questo caso appariranno tutti gli oggetti figli dell’oggetto principale scelto:

E poi si possono inserire dei filtri sull’oggetto figlio scelto, in questo caso activities:

Una volta che ci si è posizionati nel Report Builder i filtri si trovano nella parte sinistra dello schermo.

Per ogni tipo di oggetto avrete sempre uno o più filtri standard che servono per selezionare quali record si vogliono vedere e spesso filtri sulla Created Date o su altre date importanti come per esempio la Close Date (quando si effettuano dei report su Opportunities).

Filtro Show me

Questo filtro si chiama “Show me” è può avere diversi valori:

• My record per vedere i record di cui si è owner.
• My team’s records. Ovvero si possono vedere tutti i record il cui owner ha un ruolo piú in basso nella gerarchia dei ruoli.
• All records, il filtro è basato su tutti i record che l’utente vede nella org (considerando tutti i criteri di sharing).
• Filtered by scope si puó scegliere il filtro in base all’owner.

I filtri sono dinamici quindi il loro contenuto varierà in base alla persona che effettua l’accesso.

Come inserire dei filtri

Se si vogliono inserire altri filtri è necessario cliccare nella casella di testo “Add filter” e scegliere il campo su cui si vuole filtrare. In base al tipo di campo scelto, cambieranno i criteri che si possono inserire.

Per esempio se si sceglie un campo di tipo picklist, il filtro consente quali valori includere/ escludere. Infatti il filtro ha diversi operatori: equals, not equals, contains ecc. e si possono selezionare uno o più valori della picklist.

Nel caso di campo di tipo Date, esistono diversi filtri dinamici: in modo da non dover cambiare il filtro quando passa il tempo.
Un esempio è la creazione di un report che mostri gli Account creati il mese corrente. Sarebbe poco efficiente dover cambiare ogni mese il filtro inserendo data di inizio e data di fine, per questo motivo quando si sceglie di filtrare su un campo Date esistono filtri dinamici composti da parole chiave come this week, current month ecc.
Ovviamente si possono anche inserire delle date fisse.
Quando si sceglie il filtro di tipo data la prima scelta mostrata è quella di un calendario quindi a date fisse:

Ma cliccando su “Use Relative Dates” è possibile inserire parole chiave come “THiS WEEK”, “THIS MONTH” ecc. Esistono molti valori possibili, su salesforce help potete trovare tutti i valori ammissibili (qui trovate il link https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.filter_dates_relative.htm&type=5 ). 

Attenzione! Se utilizzate una lingua diversa dall’inglese perché anche i filtri vengono tradotti.

Ci sono poi i filtri per campi “liberi” come numeri o campi di testo, in cui sono presenti i diversi operatori e si potrà inserire la stringa su cui filtrare:

Filter Logic

Quando si inseriscono diversi filtri custom per default essi vengono valutati in and (quindi si vedranno i record per cui tutti i filtri inseriti sono veri nello stesso momento). Puó succedere peró che sia necessario dover utilizzare una logica diversa (per esempio se solo uno dei filtri sia vero ecc.).
Se si vuole modificare la logica dei filtri basta cliccare sulla freccetta in alto a destra del pannello dei filtri e cliccare su “Add Filter Logic”:

Una volta cliccato, ad ogni filtro viene assegnato un numero quindi è possibile scrivere la logica utilizzando parole chiave come AND e OR e anche utilizzare parentesi nel caso di logiche piú complesse.

Cross Filter

È possibile inserire anche dei filtri piú complessi ovvero i cosiddetti Cross Filter che consentono di creare dei filtri sui record che hanno una relazione di look-up o master-detail con l’oggetto principale.
Per aggiungere un Cross Filter basta cliccare sulla freccetta a destra e scegliere “Add Cross Filter”:

Una volta cliccato sul pulsante, il cross filter si inserisce in due passi, il primo è scegliere l’oggetto in relazione all’oggetto principale. In questo caso appariranno tutti gli oggetti figli dell’oggetto principale scelto:

E poi si possono inserire dei filtri sull’oggetto figlio scelto, in questo caso activities: