I Record Types sono delle “etichette speciali” che consentono di differenziare i record che appartengono ad uno stesso oggetto.
Avere differenti Record Types su un oggetto ti dà quindi la possibilità di abilitare alcune funzioni molto utili:
- Avere diversi Business Process per i diversi tipi di record
- Avere differenti Page Layout per diversi tipi di record
- Scegliere differenti insiemi di una Picklist
Un esempio per capire meglio i Record Types
Per capire meglio quando utilizzare i Record Types prendiamo in considerazione il seguente esempio:
In azienda esistono tre Team che possono creare Opportunity:
- Il team di vendita diretta
- Il team di Marketing
- Le Opportunity che provengono dal sito web.
Tutte queste Opportunity rappresentano, ad alto livello, lo stesso concetto: sono delle potenziali vendite. Per ogni Team però potrebbe essere necessario personalizzare le informazioni da mostrare agli agenti, gli steps per arrivare alla chiusura della vendita ecc.
In questo caso ti vengono in aiuto i Record Type!
Come creare un Record Types
Per creare un Record Type procedi così:
1. Dalla home page della Organizzazione, clicca sulla rotellina e poi su “Setup”.
2. Clicca su “Object Manager” e poi scegli l’oggetto su cui creare il nuovo Record Type (nell’esempio ho scelto Account).
3. A lato sinistro della pagina di dettaglio dell’oggetto cerca “Record Type” e cliccaci sopra.
4. Una volta cliccato sulla scheda “Record Type”, clicca sul pulsante “New” che si trova in alto a sinistra.
5. Nella schermata che ti apparirà dovrai inserire il nome e decidere se il Record Type sarà “figlio” del Record Type Master (Record Type di default) oppure un Record Type esistente.
È necessario in questa fase inserire anche per quali profili il Record Type sarà disponibile e per quali no. Dopo aver terminato, cliccare su “Next”.
6. Nella seconda pagina di creazione del Record Type è necessario scegliere quali saranno i Page Layout da assegnare al Record Type. Si può scegliere lo stesso Page Layout per tutti i profili oppure differenziare. Quando sei sicuro delle scelte fatte, clicca su “Save”.
Record Types e Business Processes
Per capire cos’è un Business Process in Salesforce, leggi l’articolo di approfondimento.
I Business Process consentono di determinare (tra le altre cose) quelli che vengono chiamati “Business Path” ovvero l’insieme di stati in cui un record si può trovare.
Puoi trovare un esempio di Business Path nella figura sotto:
Riprendendo in considerazione l’esempio fatto in precedenza, è molto probabile che Opportunity che vengono da differenti Teams avranno differenti status intermedi prima di arrivare allo status di chiusura. I Record Type, consentono anche di personalizzare i Business Process e i Business Path.
Record Types e Picklists
Per personalizzare i valori delle Picklist in base ai Record Types procedi così:
1. Nella pagina dei Record Types, clicca sul Record Type per cui vuoi personalizzare le Picklist (nel caso di esempio si è scelto di personalizzare il Record Type “Business” dell’oggetto Account).
2. Nella sezione “Picklist Available for editing” scegli il campo per cui vuoi personalizzare i valori di Picklist (nell’esempio Account Source).
Una volta scelto il campo cliccare su “Edit” giusto al lato del campo.
3. Una volta cliccato su “Edit” verranno visualizzati i valori che si possono scegliere. Utilizzare le frecce per spostare a destra o a sinistra i valori che vuoi rendere disponibili per il Record Type. Quando hai terminato, clicca su “Save”.
Record Types e Page Layout
Per assegnare un Page Layout ad un tipo di Record Type puoi farlo in due momenti:
- Quando crei il Record Type (come visto in precedenza).
- Dalla sezione “Page Layout” > cliccando sul pulsante “Page Layout Assignment”.
Considerazioni sull’utilizzo dei Record Types
Alcune considerazioni finali sull’utilizzo dei Record Type:
- Quando si assegna un Record Type ad un profilo, non determiniamo la visibilità di quel record per il profilo. Infatti diamo semplicemente la possibilità ad un profilo di creare record per un determinato Record Type.
Se non intervieni con altri meccanismi di sicurezza, i profili potranno vedere tutti i record, anche di Record Types non assegnati a loro.
- Se ad un profilo assegni soltanto un Record Type, tutti i record saranno creati con quel determinato Record Type.
- Se elimini un Record Type, i relativi Business Path verranno anch’essi eliminati.