In questo articolo definiremo che cos’è un profilo in Salesforce e quali sono i principali strumenti da utilizzare per una sua corretta configurazione.

Un profilo in Salesforce consiste di una serie di impostazioni che consentono all’utente, che si autentica nella Organizzazione, di vedere determinate informazioni e compiere determinate azioni all’interno dell’applicazione.

Quando si crea un nuovo utente in Salesforce, è obbligatorio quindi assegnare un profilo.

Quali aspetti dell’applicazione gestisce un profilo?

Ecco tutti gli aspetti che vengono gestiti dalle impostazioni del profilo:

  • Field Level Security – Ovvero quali campi ogni utente può vedere/editare.
  • Page Layouts – Per ogni utente, si può assegnare un diverso Page Layout in base al profilo.
  • Custom Apps – Le app che uno User vede quando si logga in Salesforce.
  • Record Types – I record type vengono assegnati dai profili.
  • Login – Attraverso i profili si possono restringere le ore ammesse di login (un requisito potrebbe essere, per esempio, lunedì-venerdì 9-18).
  • Tabs – Restringe la visibilità delle Tab che possono essere viste da un utente a cui viene assegnato un determinato profilo.

Quanti tipi di Profili esistono in Salesforce?

Su Salesforce esistono due tipi di profili:

  1. Profili Standard, cioè una serie di profili già presenti nella piattaforma.
  2. Profili Custom, ovvero profili che vengono creati dagli amministratori di sistema in base alle necessità.

I principali Profili Standard sono:

  • System Administrator – L’amministratore di sistema è il Superman dei profili! Infatti se ad un utente viene assegnato questo profilo, sarà in grado di vedere e modificare tutti gli aspetti inerenti la Org.
  • Standard User – Questo profilo consente di creare e modificare i principali oggetti e record all’interno dell’App. Può creare report e vedere il menu di “Setup”.
  • Standard Platform User – L’utente con questo profilo può vedere più di un’App creata e avrà accesso alle funzionalità standard del CRM quali: Account, Contacts ecc.
  • Salesforce Partner User – Questo tipo di utenti potranno accedere al CRM soltanto attraverso un Partner Portal o una Community Salesforce.
  • Read Only – Come si può evincere dal nome, è un profilo che consente di visualizzare il menù di Setup, vedere report e vedere i record però non può editarli.

Per conoscere tutti i dettagli sui Profili Standard di Salesforce leggi la documentazione ufficiale.

Come si crea un profilo in Salesforce?

In Salesforce un profilo non si può creare, deve per forza essere clonato da uno esistente (da uno Standard o da altri Custom se precedentemente creati).

Per questo motivo è importante, almeno all’inizio, conoscere quali sono i profili Salesforce Standard in modo da clonare il Profilo Standard più vicino a quello che ti serve, così da non dover configurare troppi aspetti del tuo nuovo profilo.

Per clonare un profilo ecco i passi da seguire:

1. Clicca sul “Setup”.

2. Nel quick search cerca “Profiles” e poi clicca su “New Profile”.

  1. Una volta cliccato sul pulsante, si aprirà una nuova schermata in cui ti verrà chiesto:
    1. Da quale profilo vuoi clonare
    2. La licenza Salesforce
    3. Il nome del nuovo profilo

Una volta sicuro clicca su “Save”.

4. Una volta cliccato su Save, ti verrà mostrata la pagina principale del tuo nuovo profilo. Clicca su “Edit” per modificare tutto quello che è necessario.

Bisogna creare un profilo per ogni tipologia di utente?

Come regola generale sì, per ogni gruppo di impostazioni relativo ad un tipo di utente è necessario creare un nuovo profilo.

Ci sono però alcune eccezioni.

Nel caso in cui un piccolo gruppo di utenti si identifica con un Profilo salvo alcuni permessi, si utilizzano i Permission Sets.

I Permission Sets sono un set di impostazioni che allargano l’insieme di impostazioni a cui un utente ha diritto, e sono utili per evitare di creare (e quindi poi mantenere) troppi profili all’interno della nostra Org.

Considerazioni finale sull’utilizzo dei profili

Gli strumenti per Amministratori sono molto spesso semplici da utilizzare e da configurare, ma questo non ti deve trarre in inganno.

Infatti, se da una parte può sembrare semplice creare un profilo o modificarlo, più complesso è capire come e perché assegnare determinati privilegi ad un utente.

Per questo motivo, prima di mettere in atto la tua strategia di creazione dei profili, cerca di capire i seguenti aspetti:

  1. Chi sono gli utenti che accederanno alla tua Org?
  2. Di quanti e quali gradi di amministratori hai bisogno?
  3. Di quante App è composta la tua Org?
  4. Quanti e quali sono gli oggetti/campi e le informazioni critiche da proteggere?

Abbiamo finito la guida ai Profili su Salesforce. Questo articolo, come la maggioranza su questo sito, vuole essere una panoramica generale sull’utilizzo dei Profili per rendere la tua implementazione più semplice.

Per i singoli aspetti delle impostazioni, ti rimando alla guida ufficiale dei Profili di Salesforce.


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