Introduzione Account e Contacts

Uno dei principali punti di forza di Salesforce è quello di mettere a disposizione di amministratori e sviluppatori una serie di strumenti che, facilmente configurabili, possono velocizzare il processo di implementazione del CRM aziendale.

D’altra parte però, se questi strumenti non sono conosciuti, o vengono fraintesi ci si potrebbero utilizzare in modo improprio, arrivando ad avere un’implementazione errata, difficile da correggere se non a grandi costi di tempo e di denaro.

Per questo motivo è utile imparare gli strumenti a livello pratico: imparare quali sono gli strumenti a disposizione, e saper utilizzare quello che la org mette a disposizione a livello Standard. 

In questo articolo si parte da due concetti molto basilari: Account e Contacts.

Cos’è un Account?

Un Account rappresenta un’azienda o un libero professionista che almeno una volta ha acquistato (o sta per acquistare) il prodotto che vendete o il servizio che offrite. 

L’Account è generalmente identificato con una partita iva o un codice di registrazione della compagnia.

Un Contact invece rappresenta la persona fisica con cui si effettuano  le “contrattazioni”.

IMPORTANTE: molto spesso il concetto di Account/Contact viene frainteso perché in tantissimi casi coincidono: pensa quando si tratta di vendere ad un libero professionista o ad un’azienda individuale.

L’azienda viene identificata con la persona, ma in realtà si tratta di entità separate. 

E’ corretto differenziare i due concetti all’interno del database, specialmente quando si vogliono effettuare analisi in profondità.

Tieni a mente che Salesforce offre una soluzione generale che dovrà poi essere adattata su misura al tuo caso specifico.

Che relazione esiste tra Account e Contact?

La reazione naturale a questo tipo di domanda è: 

“Se un Account è un’azienda e il Contact la persona che collabora con quell’azienda allora un Account può avere più Contact, mentre un Contact apparterrà soltanto ad un Account”.
La risposta corretta è: NI.

Questo vale per la “classica” struttura di venditori-clienti, ma (come ben sappiamo) il mondo non è bianco o nero, ci sono milioni di sfumature! 

E ricordando che Salesforce propone una soluzione generale, bisogna conoscere gli strumenti che abbiamo in mano.

Infatti, oltre allo scenario classico di account – azienda, contact -persona che effettua la vendita, possono esserci altri scenari. Alcuni esempi:

• Il Contact è un freelancer che oggi effettua un ordine per l’azienda X, ma domani potrebbe collaborare con l’azienda Y.
• L’azienda è unipersonale quindi in realtà la relazione corretta è un solo Account un solo Contact.

Siccome non tutti i casi possono essere previsti e siccome ogni CRM è unico, soltanto chi studia il particolare scenario può veramente come mappare i casi reali con le tabelle di Account e Contact.

Ecco alcuni strumenti che ti possono aiutare nel configurare in modo corretto questa relazione:

• E’ possibile abilitare la relazione M:N tra Account e Contact, utilizzando “dietro le quinte” la tabella AccountContactRelationship.
• Per la relazione Contact, è possibile assegnare il “Contact Role” che rappresenta il ruolo che il Contact ha all’interno della relazione con l’Account. 

Questo perchè spesso per chiudere una trattativa si parla con più persone.

Quanti tipi di Account esistono in Salesforce?

In precedenza ho scritto che l’Account rappresenta l’azienda, quindi sarai portato a pensare che l’Account rappresenta soltanto il Business.

Anche in questo caso la risposta corretta è: NI.

In Salesforce esistono infatti due tipi di Account: Business Account e Person Account.

Perché questa scelta? 

Vediamo prima la definizione
“I person Account consentono si salvare informazioni relative mettendo nella stessa tabella informazioni di Account e Contact” (clicca qui per vedere la documentazione ufficiale )

Può succedere, a volte, che un Account SIA una persona. Non mi riferisco tanto alle ditte individuali o a liberi professionisti, quanto per esempio, a privati che comprano prodotti o servizi su un e-commerce.

Se nel nostro CRM devono coesistere clienti consumer e clienti business, abilitare i Person Account potrebbe fare al caso nostro.

Best practices nell’utilizzo della tabella Account

• Utilizza sempre una convenzione nei nomi per i tuoi Account. Per esempio: Paese – città – nome azienda.
  Questo è utile per creare gerarchie qualora sia necessario, ma dà anche informazioni preziose al team di vendita.
• Evita quelli che vengono chiamati in gergo “Orphan Contact” (ovvero Contact senza Account). Perchè avere censiti dei Contact se non sono legati al business?
• Rivedi e controlla sempre le ultime attività dei tuoi Account e Contact. Quando è stata l’ultima volta che hai avuto dei contatti con loro? 
• Mantieni le informazioni aggiornate: indirizzi, nomi, contatti, numeri di telefono ed email.
• Fa sì che l’owner di account e contact siano utenti attivi. Altrimenti essi non saranno visibili e cadranno nel “dimenticatoio”.

Spero che questo articolo sia stato utile. Lasciate pure un commento, mi fa sempre piacere sapere cosa pensate.

Alla prossima!