Le Validation Rules sono dei meccanismi che consentono di evitare che un Utente possa inserire o aggiornare un Record se le informazioni inserite non sono corrette.
Vediamo come puoi crearle.
Come si creano le Validation Rules in salesforce?
Prima di passare alla creazione vera e propria, poniti le seguenti domande:
- Per quali Utenti dovrà scattare la Validation Rules? Tutti o solo alcuni profili?
- Quali sono i criteri per cui la Validation Rule deve scattare? Saranno in and oppure in or?
- Quale sarà il messaggio di errore: multilingua? Dovrà apparire in alto alla pagina? Vicino al campo?
Una volta risolti i problemi di definizione della Validation Rule, per crearla procedi così:
- Dalla pagina principale di Salesforce, clicca su “Setup”.
2. Clicca sulla scheda “Object Manager” e scegli l’oggetto su cui inserire la Validation Rule (nell’esempio sotto ho scelto l’oggetto Account).
3. Clicca sull’oggetto scelto e nel pannello a sinistra scrolla fino alla fine, dove troverai “Validation Rule”; cliccaci sopra e poi clicca sul pulsante “New”.
4. Inizia inserendo il nome della Validation Rule (meglio se autoesplicativo) e fai attenzione a selezionare la casella “Active”.
5. A questo punto devi inserire la formula vera e propria.
Questo passo sembra il più difficile, ma basta solo un po’ di pratica.
Il consiglio è, almeno all’inizio, quello di utilizzare i pulsanti di “Insert Field” che consentono di scegliere i campi dell’oggetto e “Insert Operator”.
Inoltre, per ogni funzione se clicchi sopra potrai leggere una breve descrizione circa quello che la funzione restituisce.
6. Dopo aver inserito la formula, clicca sul pulsante “Check Syntax” per verificare che la formula inserita è corretta.
7. Inserisci il messaggio di errore da visualizzare e clicca su “Save”.
In che ordine vengono processate le Validation Rules?
Le Validation Rules vengono processate prima di tutti gli altri meccanismi, infatti l‘ordine di esecuzione è il seguente:
- Validation Rules
- Assignment Rules
- Auto-response Rules
- Workflow Rules (with immediate actions)
- Escalation Rules
Limiti delle Validation Rules
Ogni volta che utilizziamo una feature di Salesforce, per quanto essa possa essere potente, bisogna ricordarsi dei limiti che la piattaforma impone.
Ecco alcuni aspetti da tenere in considerazione quando si utilizzano le Validation Rules:
- Possono esistere fino a 100 Validation Rules attive per un singolo oggetto.
- Alcuni campi composti come indirizzi, nome e cognome e picklisit dipendenti non possono essere utilizzati all’interno delle Validation Rules.
- Workflows Rules e altri processi possono invalidare campi che in precedenza erano validi. Questo accade perché alcuni processi di aggiornamento dei record, come le Workflow Rules, non fanno scattare le Validation Rules. Bisogna quindi fare molta attenzione ai flussi per proteggere in modo corretto i dati.
Best practices per le Validation Rules
Ecco un elenco delle buone pratiche da tenere sempre presenti sulle Validation Rules:
- Attenzione al rischio di creare più Validation Rules non coerenti tra loro.
- Definisci sempre le condizioni per cui la Validation Rule deve scattare.
- Tieni in considerazione tutti i flussi che possono aggiornare quel campo, perché le Validation Rules non scattano per tutti i processi di aggiornamento.
- Chiediti sempre per quali Utenti la Validation Rule deve scattare. Per avere massima flessibilità puoi inserire un campo flag sull’oggetto User “skip_validationRule” e poi in ogni Validation Rule inserire la seguente formula:
not(and(user.skip_validationRule),LA_TUA_CONDIZIONE_QUI) - Il messaggio di errore deve dare delle istruzioni all’Utente, non soltanto dire che cosa non è valido. Per esempio: al posto di “il campo source non è valido”, prova con “per gli account business la source può essere soltanto: Y, X e Z”.
- Numera le Validation Rules di ogni oggetto e i suoi messaggi di errore, in questo modo già dal messaggio capirai qual è la Validation Rule di riferimento.
- Se la tua Org è multilingua, utilizza il translation workbench per tradurre anche i messaggi di errore.
Link utili
Come ogni articolo, lo scopo è quello di dare una introduzione all’utilizzo delle feature di Salesforce, per poi invitarti a effettuare tutti i dovuti approfondimenti sulle guide ufficiali Salesforce.
Particolari link che ti consiglio per le Validation Rules sono:
0 commenti