In questo articolo si vuole affrontare il problema della decisione di quale strumento utilizzare quando si devono effettuare operazioni di Data Management: inserire, modificare, eliminare, esportare dei dati.
Salesforce mette a disposizione diversi strumenti che spesso si sovrappongono sulle azioni che si possono effettuare: perché?
Questo è dovuto a due ragioni principali:
- Questi strumenti hanno etá e storia differenti, alcuni sono piú obsoleti, altri sono stati resi disponibili dopo acquisizioni, altri ancora sono progetti open source che semplificano di molto la gestione giornaliera della org.
- Alcuni strumenti sono “limitati” di proposito: nascono con l’idea di “aprire” la possibilità di fare Data Management ad utenti che non sono admin: per esempio un Sales Manager che periodicamente inserisce dei lead, o che si occupa di sistemare i record quando un Sales Rep lascia l’azienda ecc.
Questo tipo di figura lavorativa è molto comune: è necessario avere strumenti che siano efficaci ma allo stesso tempo semplici da usare. Senza dover “trafficare” con complessi file CSV e conoscenza di chiavi primarie, Salesforce Id ecc.
Di seguito una tabella che riassume le funzionalità dei principali strumenti di Data Management di Salesforce (a cui ho aggiunto Salesforce Inspector anche se non è un tool ufficiale Salesforce, ma è un progetto Open Source utilizzato ormai da migliaia di persone):
Possiamo notare Import Wizard è il più limitato degli strumenti Salesforce, tranne per la possibilità di poter spegnere processi e duplicate rules.
Data Loader e Dataloader.io sono molto simili: ma dataloader.io è a pagamento!
Infine Salesforce Inspector è il piú limitato per numero di record che puó processare in una sola transazione, ma allo stesso tempo è ben integrato in Salesforce e ha molte funzionalità di supporto alle attività giornaliere di un admin e di un developer.
Quale tool scegliere?
Per la gestione giornaliera il miglior strumento è senza dubbio Salesforce Inspector Reloaded: è raro infatti, che nella gestione giornaliera di dati si debbano effettuare più di 10000 aggiornamenti.
Inspector consente anche di accedere facilmente ad informazioni di un record che non si vedono da UI, effettuare ricerche ecc. Qui il link https://www.salesforcefacile.it/salesforce-inspector-reloaded/ all’articolo di Salesforce Inpsector.
Se è in corso una migrazione di molti record, il consiglio è quello di utilizzare Data loader: in questo modo non avrete problemi di dover dividere l’insert/update/delete in file minori di 10000 righe.
Se avete bisogno di utilizzare connessioni database particolari o FTP, in quel caso è utile valutare la possibilità e il vantaggio di utilizzare un software a pagamento come dataloader.io.
Data Import Wizard (ma anche Mass Delete e Mass Transfer) sono tool piú semplici da utilizzare, quindi fanno al caso vostro quando dovrete delegare il Data Management ad utenti che non sono dei Salesforce Admin.
Inoltre Import Wizard può essere utilizzato quando si devono inserire record e non si vogliono attivare Duplicate rules e Workflow e processi.
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