Guida al Data Loader

Data Loader è probabilmente lo strumento di Data Management piú “Obsoleto” (lo si può vedere anche dalla sua interfaccia grafica anni ‘90) ma è ancora molto utilizzato perchè molto potente.

È l’unico tool di Data Management che non si trova all’interno della Org, ma deve essere installato separatamente sul proprio PC.

Per trovare il link piú recente da cui scaricare Data Loader, direttamente nella vostra org: Setup | Integrations | Data Loader e cliccare su “Download” questo è un link che vi indirizzerà su un link esterno da cui potrete scaricare la versione per Mac o per Windows.

Una volta scaricato il file basterà cliccare sull’eseguibile e installarlo. Ad installazione avvenuta, si creerà una icona su cui cliccare e ci si aprirà la schermate principale del Data Loader:

Il Data Loader consente di:

• Inserire dei dati di un particolare Oggetto (da file CSV)
• Aggiornare dei record già presenti (in questo caso nel file CSV deve essere presente il Salesforce Id oppure un External Id da utilizzare come chiave esterna)
• Upsert: quindi effettuare le operazione di Insert e Update insieme
• Eliminare dei record (soft delete e hard delete)
• Effettuare export di dati

Quando si vuole effettuare una di queste operazioni è necessario  effettuare prima il login in Data loader. Di volta in volta si puó utilizzare lo stesso strumento in diverse org, quindi molta attenzione in quale sistema accedete.

Per effettuare il login è necessario:

1. Cliccare sull’operazione che si vuole effettuare (nel nostro caso insert)
2. Vi apparirà una schermata in cui si deve scegliere che tipo di login si vuole effettuare:
   1. Oauth aprirà una schermata del vostro browser in cui effettuerete il login
   2. Password authentication: si dovrà inserire manualmente le credenziali e l’url di accesso.

3. Una volta accettate tutte le condizioni nella schermata precedente uscirà il testo “Login Successful”, cliccate su “Next”
4. In questa schermata è necessario scegliere l’oggetto di cui si vuole inserire/aggiornare/eliminare i record e scegliere anche il file CSV (nel caso di delete sarà necessario che il file CSV sia composto soltanto da una colonna con i Salesforce Id dei record da eliminare).
   
5. Una volta creato su next uscirà un warning con tutti gli elementi da importare:
   
6. Cliccare su ok e nella schermata seguente bisognerà scegliere il mapping fra le colonne del file CSV e i campi da creare/modificare (nel caso di delete bisognerà mappare soltanto il campo id).
   Per il mapping di puó utilizzare uno già esistente (opzione ”Choose an existing Mapping”) oppure si può creare uno nuovo utilizzando l’opzione ”Create or Edit a Map”.
   Se il nome della colonna è uguale a quello del campo si potrà utilizzare il pulsante “Auto-match fields to columns” se invece i nomi sono un po’ diversi, per ogni colonna si potrà scegliere il campo con cui mapparlo:

7. una volta mappati tutti i campi si clicca su ok e poi su next. come ultimo passo si dovrà scegliere in quale cartella salvare il file generato con i risultati e cliccare su Finish per far si che inizi l’import vero e proprio.

8. Il processo di insert può durare da pochi millisecondi ad alcuni minuti. Una volta terminato il processo uscirà la schermata di completamento dove si potranno analizzare il file dei record inseriti con successo e quello degli errori.

Il processo descritto sopra è valido per qualsiasi operazione: quello che cambia è la struttura del file CSV:

1. Nell’insert saranno presenti le informazioni da inserire
2. In update le informazioni da aggiornare ed è necessario inserire il Salesforce Id o un External Id che facciano da chiave esterna per aggiornare il record corrispondente.
3. Per eliminare i dati invece il CSV file conterrà soltanto i Salesforce Id dei dati da cancellare precedentemente estratti.

Considerazioni sull’utilizzo di Data Loader

Dalla guida appena letta, forse vi starete chiedendo perché utilizzare Data Loader visto che ha un procedimento macchinoso.

Data Loader peró è ancora molto utilizzato:

1. È meno lento di Data Loader IO.
2. Puó processare fino ad un massimo di 5 milioni di record (valido quindi per grandi migrazioni).
3. Supporta tutti gli oggetti standard e custom.
4. È possibile creare dei job per importare dei dati su base regolare.
5. È possibile effettuare dei backup attraverso export complessi.
6. Quando si effettua un import con Data loader tutta la logica esistente scatterà.