I Permission Sets

Devi sapere che ogni volta che un Utente ha bisogno di qualche permesso in più rispetto al profilo a cui appartiene non è assolutamente necessario creare un nuovo profilo.

Per questo scopo esistono infatti i Permission Set che consentono di assegnare ulteriori permessi agli Utenti con un determinato profilo.

Vediamo in particolare quando è meglio creare un nuovo profilo e quando invece puoi ricorrere ai Permission Sets.

Quando creare un Permission Set invece di un nuovo profilo?

I profili rappresentano il livello minimo di permessi che un gruppo di Utenti deve avere. Si crea quindi un nuovo profilo quando è necessario modificare molti permessi rispetto a quelli dei profili già esistenti.

I profili sono statici e se numerosi può diventare difficile gestirli. Pensa di avere il profilo Sales Manager però di avere un Utente che a un certo punto ha bisogno di dover non solo visualizzare gli Account, ma anche di poterli modificare. Se crei un nuovo profilo – Sales Manager Extended ipotizziamo – ogni volta che modifichi un altro permesso comune alle due figure dovrai ricordarti di modificare due profili e non uno. Immaginando di avere 30, 40+ profili da gestire diventa un incubo!

Quando hai necessità di effettuare modifiche minime ai permessi di un Utente o solo per un periodo limitato di tempo, usare i Permission Set da assegnare all’Utente ti renderà la vita molto più semplice.

Come creare un nuovo Permission Set 

Per creare un nuovo Permission Set:

1. Dalla pagina principale di Salesforce clicca sulla rotellina e su “Setup”

2. Nel quick find cerca “Permission Sets” e clicca sul link

3. Clicca sul pulsante “New”

4. Inserisci il nome e salva
5. La pagina di dettaglio del nuovo Permission Set sarà molto simile a quella di un profilo. Clicca su “Edit” per aggiungere tutti i nuovi permessi necessari e salva.

Come assegnare un Permission Set

Una volta che un Permission Set è stato creato, è necessario assegnarlo agli Utenti.

Esistono due modi per assegnare i Permission Set agli Utenti:

1. Dalla pagina di dettaglio del Permission Set, cliccando su “Manage Assignment”

2. Dalla pagina di dettaglio dello User cliccando su “Permission Set assignment”

Consigliamo di utilizzare il primo metodo quando dovrai assegnare lo stesso Permission Set a più Utenti, mentre il secondo quando dovrai assegnare uno o più Permission Sets allo stesso Utente.

Permission Set Groups

A partire dalla release Spring 2020 è possibile raggruppare dei Permission Set in Permission Set Group, in modo da poter assegnare con un click una serie di Permission Set al singolo Utente.

I Permission Set Group sono molto utili quando hai bisogno di ampliare un profilo con una serie di permessi uguali per tutti gli Utenti che ricopriranno lo stesso ruolo all’interno della tua azienda.

Per creare un Permission Set Group:

1. Dalla pagina di Setup, nel quick find cerca “Permission Set Group”

2. Clicca su “New Permission Set Group”

3. Inserisci il nome del gruppo e salva

4. Una volta creato, clicca sul nuovo Permission Set Group e poi su “Permission Sets in Group”

5. AggiungI i Permission Set necessari e salva

All’interno del Permission Set Group è possibile disabilitare un particolare permesso all’interno del gruppo creando un “Muting Permission Set”. 

Perché farlo? Questo ti consente di avere più flessibilità ed evitare di creare un nuovo Permission Set quando necessiti di disabilitare soltanto uno due permessi. Un esempio pratico potrebbe essere: considera di avere il Permission Set “Can delete all record” ma in un particolare Permission Group hai necessità di poter eliminare tutti i record tranne le Opportunities. In questo caso invece di creare un nuovo Permission Set, puoi creare un Muting Permission Set per disabilitare il permesso di delete sulle Opportunity.

Best practices e considerazioni sull’utilizzo dei Permission Set

Quando si utilizzano i Permission Set, ci sono alcuni aspetti da tenere in considerazione:

1. Normalmente un Permission Set dovrebbe contenere una serie di permessi coerenti fra loro, per esempio: “can manage report and dashboard”, “can delete opportunities” ecc..

2. Non creare grossi Permission Sets con un insieme troppo grande di permessi. Scegliere piuttosto di creare singoli Permission Set e di raggrupparli attraverso i Permission Set Group o pensare di creare invece un profilo.

3. Il naming convention nel caso dei Permission Set è particolarmente importante. Scegliere un name convention grazie a cui un Admin solo leggendo il nome sia in grado di capire quali permessi darà all’Utente.

Siamo giunti anche alla fine di questa guida, alla prossima!