Introduzione al Process Builder di Salesforce

Process Builder è uno dei principali meccanismi no-code con i quali si possono creare degli automatismi all’interno di Salesforce senza dover creare del codice.

Prima di spiegare nel dettaglio cosa è possibile fare e come farlo, facciamo un po’ di chiarezza sulla nomenclatura. Per prima cosa abbiamo il concetto di Salesforce Flow che è il prodotto generale che fornisce due strumenti per creare automatismi no-code: 

1. Process Builder
2. Flow Builder (qui il dettaglio su come si costruiscono i Flow utilizzando i Flow Builder).

Cos’è un Process Builder

Un Process Builder abbiamo detto essere un meccanismo no-code che consente di automatizzare alcuni processi eseguendo una fra le seguenti azioni:

• Creare un nuovo record
• Aggiornare record, sia il record che fa scattare l’aggiornamento sia i record relativi
• Inviare una email
• Scrivere un post su chatter
• Inviare notifiche customizzate
• Usare meccanismi precedentemente definiti quali le actions
• Sottoporre un record ad approvazione
• Far partire un flow
• Far partire un altro processo
• Effettuare delle chiamate a procedure Apex
• Amministrare documenti Quip

Vediamo adesso come crearne uno su Salesforce.

Come creare un Process Builder su Salesforce

Per creare un Process Builder seguire le seguenti istruzioni:

1. Dalla pagina principale di Salesforce cliccare sulla rotellina in alto a destra e poi su “Setup”.

2. Dal quick find sulla sinistra cercare “Process Builder” e cliccare sul link.

3. Si aprirà il Process Builder, un canva dove dovrai costruire il nuovo processo passo passo. Se sono già presenti dei processi vedrai la lista dei processi creati in precedenza, altrimenti vedrai una schermata di benvenuto (come nel nostro caso d’esempio sotto). Clicca su “New”.

4. Nella prima schermata dovrai inserire il nome, la descrizione e soprattutto quando il processo dovrà eseguire le operazioni che andrai a creare. In particolare, ci sono tre alternative:

1. Quando un record viene modificato
2. Quando si riceve un “Platform Event”
3. Quando il processo viene invocato da un altro processo

Nella maggioranza dei casi i processi verranno eseguiti quando avviene un inserimento o modifica su un record (primo punto), ma è bene sapere che esistono delle altre opzioni.

5. Una volta salvate queste informazioni lo scheletro del processo verrà visualizzato.

6. Come primo passo, nel rettangolo iniziale bisogna inserire l’oggetto a cui “attaccare” il processo. Cliccando sul rettangolo si aprirà una schermata in cui si sceglie l’oggetto e quando far partire il processo: 

• Soltanto quando un record di quell’oggetto è creato 
• Ogni volta che viene aggiornato

Una volta scelto l’oggetto esso non potrà essere modificato. Se hai sbagliato, è necessario uscire dal canva senza salvare e ricominciare dal punto 1.

7. Il secondo passo per creare un processo è quello di inserire le condizioni per cui determinate azioni devono essere eseguite. In questo caso si hanno a disposizione tre opzioni: 

• Inserire delle semplici condizioni
• Utilizzare una editor in cui si possono inserire formule più complesse 
• Eseguire le azioni senza nessuna condizione 

Attenzione in questo ultimo caso perché le azioni verranno eseguite per ogni record.

8. A questo punto è necessario inserire le azioni da eseguire quando le condizioni inserite al passo precedente si sono verificate. Una volta cliccato su “Add Action” si aprirà sulla destra il menù a tendina con tutte le operazioni che si possono eseguire, per esempio effettuare l’update di un record.

9. Oltre ad azioni immediate, si possono eseguire anche azioni future, chiamate “time-dependant” actions. Le azioni che si possono eseguire sono le stesse delle azioni immediate, a cui però bisogna aggiungere un time trigger.

Per aggiungere delle azioni “time-dependant”, clicca sul nodo delle condizioni (il rombo) sulla finestra che si aprirà a destra clicca su “Advanced” e poi su “Do you want to execute the actions only when specified changes are made to the record?”. Quando salvi, accanto al rettangolo delle azioni immediate apparirà un altro rettangolo in cui potrai inserire le azioni nel futuro.

10. Se vuoi inserire altre azioni su condizioni diverse per lo stesso oggetto, puoi ripetere le operazioni dal punto 6 al punto 9.

Le condizioni e relative azioni verranno eseguite in modo sequenziale, quindi ordina i blocchi se necessario.

Quando per un processo si hanno più rami, il processo per default si fermerà. Se invece, nonostante il processo sia entrato in un ramo, vuoi che proseguano le valutazioni degli altri rami puoi farlo cliccando sull’ultimo nodo di un ramo e selezionando “Evaluate the next criteria”.

Ovviamente questa opzione sarà disponibile se sono presenti almeno due rami per il Process Builder.

Complimenti hai creato il tuo primo Process Builder!

Process Builder vs Workflow Rules

Scegliere il tool di automazione in Salesforce non è sempre immediato perché, anche se differenti fra loro, in molte occasioni due tool possono effettuare le medesime operazioni. Questo è vero soprattutto per quanto riguarda Process Builder e Workflow Rules.

Con le Workflow Rules, a valle dell’inserimento dei criteri per cui le regole devono scattare, possono essere eseguite le seguenti azioni (immediate o nel futuro):

• Update di un record
• Creazione di un task
• Invio di una email
• Invio di un outbound message

Questo significa che con i Process Builder è possibile effettuare tutte le operazioni che si possono effettuare con le Workflows Rules, eccetto che gli outbound messages. Questi ultimi possono essere comunque inviati attraverso i Process Builder utilizzando una procedura Apex che dovrà poi essere richiamata nel Process Builder.

Questo sarà vero fino alla prossima release (Winter ’22) nella quale verrà inserita la possibilità di inviare outbound messages a partire dai Flow Builder.

In realtà le Workflow Rules sono state ormai ampiamente superate dall’introduzione del Process Builder e la direzione futura su Salesforce sarà sempre più quella di puntare sul Flow Builder, che in ogni release viene potenziato e allo stesso tempo reso di facile utilizzo.

Il nostro consiglio è quindi quello di utilizzare sempre Process Builder e Flow Builder e ricorrere a Workflow Rules solo se sono già esistenti e bisogna fare piccole modifiche. Infatti il futuro delle Workflow Rules è quello di essere dismesse. Magari ci vorranno ancora molti anni prima che questo avvenga, ma è sempre meglio proiettare un progetto verso il futuro.

Process Builder vs Flow Builder

Process Builder e Flow Builder rappresentano due tool molto diversi fra loro. In generale tutto quello che è possibile fare con un Process Builder è possibile replicarlo con un Flow Builder, a rischio però di aumentare un po’ la complessità dell’algoritmo.

Quindi, se è necessario effettuare semplici logiche quando un dato viene inserito/aggiornato è meglio utilizzare un Process Builder, mentre se si tratta di creare logiche più complesse è meglio partire direttamente utilizzando un Flow Builder.

Considerazioni nell’utilizzo dei Process Builder

Quando si crea un Process Builder è necessario tenere in considerazione i seguenti aspetti:

• I Process Builder concorrono ad aumentare i limiti espressi da Salesforce (qui per vedere i dettagli). Quando si progetta un nuovo flusso è necessario tenere in considerazione che il Process Builder non lavora da solo, ma interagisce con il sistema.
• Non creare un nuovo Process Builder per ogni nuovo flusso, piuttosto mantieni un Process Builder per ogni oggetto, e inserisci tutte logiche in un solo Process Builder. Questo ti aiuta a mantenere sotto controllo i limiti di Salesforce e mantenere la logica in un unico posto.