Guida definitiva Email Template (Classic e Lightning)

In Salesforce esistono differenti strumenti per automatizzare l’invio di email a clienti o agenti, quando un particolare evento accade nel sistema.

Tutte queste automazioni hanno in comune il fatto che sia necessario preparare un email template che verrà utilizzato quando si invia una mail.

In Salesforce esistono due tipi di Template:

• Classic Email Template, quelli piú “antichi”, sono disponibili sia in classic che in Lightning e saranno (prima o poi) ritirati dal mercato.
• Lightning Email Template, disponibili soltanto in Lightning e hanno una interfaccia moderna, sono stati introdotti da qualche anno e ad ogni release vengono sempre aggiunte nuove funzionalità.

Se iniziate un progetto nuovo scegliete sempre i Lightning Email Template se possibile, eviterete di dover fare delle migrazioni nel futuro.

Classic Email Template

Si possono creare diversi tipi di template:

1. Text, il contenuto è del semplice testo che può essere scritto da chiunque.
2. HTML (Using Classic LetterHead): ovvero utilizzare un header (letterhead) che dovrà essere creato in precedenza, e poi dovrà essere creato un file HTML che consente di personalizzare il contenuto della mail.
3. Custom (Without using Classic Letterhead). Ovvero un template fatto semplicemente da HTML.
4. Visualforce.

Per ogni tipo di Classic Email Template si può:

1. Inserire quelli che vengono chiamati “Merge Fields” ovvero dei campi che riferiscono ad informazioni dinamiche (nome e cognome del ricevente, riferimenti a ordine/account ecc.). L’inserimento di Merge Field segue una sintassi particolare, per esempio per inserire il nome di un Contact si dovrà inserire nel corpo della mail: {!Contact.FirstName}.
   Con un po’ di pratica imparerete presto ad utilizzare i Merge Field se però non siete sicuri di quale sintassi utilizzare, potete sempre utilizzare lo strumento che vi permette di scegliere quale campo volete inserire e vi restituirà la sintassi corretta.
   
2. Si possono inserire degli allegati (attachments)

Per creare un nuovo Classic Email template: Setup | Email | Classic Email Templates e cliccare su “ New Template”. 

1. Il primo passo consiste nello scegliere il tipo di template (per esempio se bisogna inviare delle comunicazioni interne si puó utilizzare un semplice tipo Text, mentre se è necessario creare una mail personalizzata da inviare al cliente in cui è importante inserire logo ecc. meglio utilizzare un template di tipo HTML).
   
2. Inserire tutti i dettagli del template: Name, Subject e corpo della mail. Ricordate di selezionare la checkbox “Available for use”.
   
3. Una volta cliccato su Save, dalla schermata di dettaglio potrete inserire gli allegati (attachments) e soprattutto potrete testare come viene inviata la mail, utilizzando il tasto “Send Test and verify Merge Fields”.
   Questo ultimo passo è essenziale sia per verificare che i Merge Fields abbiano i valori attesi, sia perchè a volte l’HTML viene visualizzato in modo diverso quando sia invia la mail rispetto alla singola preview che viene fatta nella pagina di dettaglio!

Se utilizzate molti Classic Email Template vi consiglio di organizzare i template in diverse cartelle in modo che siano piú semplici da trovare/organizzare.

Per creare una nuova cartella, dalla pagina di visualizzazione di tutti i template basta cliccare sul link “Create New Folder”:

Una volta cliccato sul link si potrà creare una nuova cartella, scegliendo i template che ne fanno parte, nonché quali gruppi di utenti possono vedere la cartella: una cartella puó essere visibile a tutti, solo al creatore o puó essere condivisa con un particolare gruppo di utenti (Utenti con lo stesso Role, utenti con un Role e i suoi Subordinate oppure semplicemente con un Public Group).

Lightning Email Template

I Lightning Email Template sono la nuova versione degli Email Template di Salesforce e sono una tecnologia ormai abbastanza matura per essere utilizzati in quasi tutti i casi possibili.

 I Lightning Email Template si trovano dall’App Launcher (e non nel menu di setup come per i Classic). Basta Cliccare sull’App Launcher e cercare “Email Template”:

Da questa pagina potrete vedere tutti gli email template creati, creare nuove listviews per filtrare i template, crearne di nuovi. 

Per poter creare/ modificare delle cartelle in Lightning è necessario attivare la funzionalità di “Folder and Enhanced sharing” da : Setup | Email | Lightning Email Template:

Una volta attivata questa opzione potrete sia creare nuovi template che nuove cartelle.

Quando cliccate su “New email Template” si aprirà una schermata con un editor piú moderno e che consente di personalizzare piú facilmente il testo della email:

Si puó inserire del testo, immagini ecc. o anche in questo caso si puó inserire direttamente del codice HTML (o visualizzare quello generato automaticamente mentre si scriveva del testo), semplicemente cliccando sul pulsante source.

Anche nel caso dei Lightning Email Template è possibile inserire i Merge Fields, la sintassi è un po’ differente rispetto ai Classic, per esempio per avere la referenza del nome di chi riceverà la mail, la sintassi è la seguente: {{{Recipient.FirstName}}}.

Per poter inserire dei merge fields facendosi aiutare dall’editor bisognerà cliccare sull’icona in basso a destra {}:

Una volta creato il template, per poter inserire degli allegati bisognerà farlo nel tab 

“Related” in file:

La gestione delle cartelle (come concetto) è simile a quello di classic: ovvero si possono creare delle cartelle e renderle pubbliche, private o da condividere con un determinato set di utenti.

Per creare una nuova cartella basterà cliccare sul pulsante “New Folder” ed inserire il nome:

Per verificare chi puóvedere la cartella e modificare la stessa visibilità è necessario cliccare nella cartella, cliccare sulla freccetta in alto a destra vicino al pulsante “new folder” e cliccare su share:

Una volta cliccato su share vi apparirà la form per condividere la cartella con singoli utenti, Roles, Roles and subordinates o Public Group e per ogni gruppo è possibile dare diversi privilegi: View, Edit o manage.

considerazioni sull’utilizzo degli email template

Quando si utilizzano gli email template è necessario ricordare che ci sono diversi limiti da rispettare:

1. Il numero massimo di caratteri per un file html è di 384000
2. Si possono inviare email di test ad un massimo di 50 indirizzi singoli o un massimo di 10 liste per un totale di 100 riceventi

Tenere conto dei limiti (soprattutto dei caratteri HTML) aiuterà a progettare per il meglio i template e non andare incontro a brutte sorprese.