Introduzione adi Flow

Salesforce Flow è l’unico e solo strumento per creare logica no-code.
Fino a qualche tempo fa esistevano anche:

• WorkFlow rules.
• Process builder.

Ormai questi strumenti sono stati ritirati (anche se non escludo che ancora oggi qualcuno le stia ancora utilizzando) ed oggi Flow è il re dell’automazione No-Code.

Salesforce sta investendo moltissimo su questo strumento, ad ogni release viene reso sempre piú completo e piú potente.
Questa vuole essere una guida introduttiva all’utilizzo dei Flow e qual è il miglior modo per impostare correttamente un Flow. Ma è necessario restare sempre aggiornati per poter avere il meglio da questo strumento che è in piena evoluzione.

Diversi tipi di Flow

Quando si crea un Flow, il primo passo è quello di scegliere quale tipo di Flow utilizzare, ovvero a quale tipo di evento il Flow dovrà attivarsi.

I tipi di Flow sono:

1. Screen Flow: ovvero una serie di screen per guidare l’utente in un processo. Questo tipo di Flow possono poi essere inseriti in una Quick Action o direttamente in una Lightning Page.
2. Record-Triggered Flow: si attivano quando un record viene creato/modificato e alcune condizioni sono soddisfatte. È logica che esegue in background.
3. Schedule-Triggered Flow. Sono dei Flow che ripetono la loro logica periodicamente. 
4. Platform Event – Triggered Flow. Ovvero dei Flow che si attivano quando un platform event message viene ricevuto.
5. Autolaunched Flow: Flow che possono essere invocati da altri processi come per esempio da Apex, Rest API ecc.
6. Record-Triggered Orchestration: si attiva quando un record viene creato/modificato ma consente di creare un processo piú complesso fatto da diversi step e che coinvolge diversi processi.

I Flow piú comuni ad oggi sono gli Screen Flow (che consentono di risparmiare molto tempo di sviluppo in LWC) e i record-Triggered Flow.

Per creare un Flow si utilizza lo strumento chiamato Flow builder da Setup | Process Automation | Flows qui troverete la lista di tutti i Flow esistenti, per crearne uno nuovo cliccate in alto a destra su “New Flow”

Scegliete il tipo di Flow e poi vi troverete davanti il Flow builder: esistono due tipi di visualizzazione del Flow builder: Auto-Layout o Free-Form: io personalmente utilizzo sempre il “Free Form” perchè è più semplice trovare gli elementi necessari.

Il Flow builder è composto da due parti: a sinistra si ha il toolbox, ovvero una serie di azioni che si possono effettuare, e poi la parte centrale che è dove viene “disegnato” il Flow vero e proprio.

Quando si decide di utilizzare un’azione basterà trascinarla dal Toolbox al centro:

I diversi tipi di Flow condividono la maggior parte delle azioni/elementi peró ci sono degli elementi caratterizzanti: per esempio nel record-Triggered Flow è necessario definire la condizione iniziale di attivazione, nello screen Flow sarà presente l’azione “New screen” ecc.

Toolbox Action

La Toolbox action è lo strumento che contiene tutto quello che è possibile fare con il Flow.

È composto da due tab: la prima “Element” che contiene tutte le azioni disponibili e la seconda “Manager” in cui si possono creare delle variabili di supporto.

Le azioni che si possono creare vengono divise in:

• Interaction:
  • Action: ovvero tutte le azioni che si possono effettuare nel Flow: dall’inviare una mail, ad effettuare una chiamata callout, richiamare una procedura Apex. Si possono richiamare anche delle action esistenti come per esempio Email Alert ecc.
  • SubFlow: per quanto si dica che Flow è uno strumento semplice da leggere, nella realtà è molto facile creare dei Flow con molti elementi ed a volte ripetitivi. Per questa ragione potrebbe essere necessario dividere un Flow piú grande in SubFlow che a loro volta possono essere richiamati in diversi punti.
  • Custom Error: la gestione degli errori aiuta certamente a migliorare l’esperienza degli utenti ma anche degli admin! Custom Error consente di creare degli errori “parlanti”,
• Logic: tutti gli elementi di logica sono tipici della “programmazione” ed è necessario avere dei rudimenti di informatica peer poter utilizzare in modo corretto questi elementi:
  • Assignment: si possono assegnare dei valori ad una o piú variabili, o ad esempio ad un record che poi sarà salvato.
  • Decision: rappresenta il blocco if/else, si pongono una o piú condizione ed in base alla valutazione dei criteri il Flow prenderà un cammino invece che un altro.
  • Loop: consente di effettuare dei cicli su una collezione di records o di variabili, per effettuare la stessa operazione a tutti gli elementi
  • Collection sort: per ordinare una collection secondo determinati criteri
  • Collection filter: filtrare gli elementi della collection secondo uno o piú criteri
• Data: action data rappresentano le diverse operazioni che si possono effettuare sul Database: inserire, recuperare, creare o eliminare dei record.

Queste action possono sembrare poche, ma in realtà riescono a coprire moltissimi casi d’uso riguardanti la normale gestione e amministrazione.

La seconda tab del Toolkit bar è rappresentata dal “Manager” dove si possono creare e gestire tutte le “Resource” o comunemente dette variabili.

Creare delle variabili è necessario per gestire le informazioni, effettuare dei calcoli ecc.

Una volta sulla tab Manager basta cliccare su “New Resource” per creare una nuova resource:

si possono creare variabili in cui assegnare valori, si possono creare costanti, formule ecc.

Come attivare un Flow

Una volta creato un Flow con tutta la logica necessaria è necessario salvarlo e attivarlo. Per salvarlo basta semplicemente cliccare su Save ed inserire nome e descrizione:

Una volta salvato affinché la logica risponda, è necessario attivarlo dal pulsante in alto a destra”Activate”:

Se si modifica un Flow già esistente, quando si salva la nuova versione il Flow manager vi chiederà se volete creare un nuovo Flow oppure se volete creare una nuova versione dello stesso Flow.
Una volta attivata l’ultima versione del Flow, è possibile trovare le versione precedenti dalla pagina con la lista dei Flow, cliccare sulla freccietta a destra in corrispondenza del Flow e poi cliccare su “Detail and Version”:

Solo una versione dello stesso Flow alla volta può essere attiva, peró è utile mantenere delle versioni precedenti nel caso in cui sia necessario effettuare un roll-back. Un Flow puó avere fino a 50 versioni. Dopodiché le piú vecchie dovranno essere cancellate.

Conclusioni

Iniziare ad utilizzare i Flow potrebbe sembrare molto difficile, peró una volta capito l’ingranaggio questo strumento vi consentirà di creare molta logica senza dover per forza scrivere del codice.

Ecco alcuni suggerimenti per iniziare con i Flow:

1. Se non conoscete le informazioni informatiche di base è utile ripassare i concetti fondamentali di: assegnazione di variabili, cicli, if/else ecc.
2. Imparate a chiamare le cose con i loro nomi: action, variable, collection, Flow builder ecc. Conoscere questi termini vi aiuterà ad effettuare ricerche mirate su google quando si presenterà un problema.
3. Pratica, pratica, pratica. Se avete iniziato da poco, ci sono molte cose da scoprire: create una dev org ed esercitatevi, in questo modo diventerete piú veloci nello scrivere un Flow, imparando a conoscere ogni elemento e come metterli insieme.
4. Mantenetevi aggiornati: come dicevo nell’introduzione, Salesforce sta puntando molto su questo strumento ed ad ogni release introduce sempre piú funzionalità semplificando il modo di utilizzarlo.
   Restare aggiornati vi consentirà di utilizzare le semplificazioni e le nuove funzionalità introdotte.