Mass Delete

Eliminare dei record in salesforce puó essere necessario in diverse situazioni:

1. Si è effettuato un import per errori.
2. Alcuni record sono obsoleti.
3. Alcuni tipi di dati (spesso quelli operativi) devono essere conservati soltanto per un determinato periodo.

Best practices prima di eliminare un record

Prima di eliminare un insieme di record è necessario effettuare uno studio per capire:

1. Quanti e quali record eliminare.
2. Se i record da eliminare hanno delle relazioni di lookup e/o master-detail. Tenere in considerazione la possibilità di dover eliminare anche record associati.
   Un esempio è quando si decide di eliminare degli Account in Salesforce: cosa succede ai relativi Contact che si ritrovano “orfani” o eventuali record di custom Object? È necessario prevedere tutte le possibili conseguenze.
3. Effettuare dei backup dei record che si elimineranno e anche dei record relazionati. In modo da essere in grado di ripristinare se necessario.

Una volta effettuati questi passaggi preparatori si passerà ad eliminare i record.

Il primo passaggio per eliminare i record consiste nell’estrarre i Salesforce Id dei record. Questo si puó fare con una query SOQL.

Strumenti per eliminare un record

Il modo migliore per eliminare dei record in Salesforce è quello di utilizzare strumenti come Data loader o Salesforce Inspector.

Una volta effettuati i passaggi preparatori si sceglie di eliminare i record e si da in pasto il CSV al software necessario.

Esiste in Salesforce un altro strumento per eliminare dei record: ovvero il Mass Delete che si trova in Setup | Data | Mass Delete:

Questo strumento consente di eliminare soltanto alcuni oggetti standard: Account, Leads, Activities, Contacts, Case, Solutions, Products e Reports.

Puó essere di grande aiuto nella gestione dei related record. Infatti, quando si decide di eliminare degli account, Mass Delete eliminerà automaticamente i Contacts, Opportunities, Activities e Notes in relazione con il record.

Qualsiasi oggetto sceglierete di eliminare la pagina seguente vi consentirà di inserire dei criteri per cui eliminare i record:

E vi darà diverse opzioni per gli oggetti correlati.

Molto importante è l’ultima opzione ovvero “Permanently delete”: in questo caso i record non verranno spostati nel cestino ma verranno eliminati permanentemente.