Trasferire record: Mass Delete e altri strumenti

Il concetto di Ownership in Salesforce è importante: su esso infatti, si basano le azioni che un utente può effettuare su un record: vedere, creare, aggiornare, eliminare.

Ogni record deve assegnato all’Owner corretto, in modo che questo record sia visto, lavorato e aggiornato secondo i processi di Sales, Support, Marketing ecc.

Alcuni esempi: 

• Un Account che si trova in Italia, deve essere assegnato ad un Sales Rep che parla italiano e che conosca il territorio: in modo da offrire al cliente i prodotti/servizi migliori.
• Un Case deve essere assegnato ad un Customer Agent che abbia le competenze per risolverlo.
• Oggetti come Order, fatture ecc. devono essere assegnate al dipartimento di contabilità e fatturazione affinchè possano essere registrati in modo corretto.

Il ragionamento vale anche per qualsiasi record di Custom Object!

Il problema nasce dal fatto che le persone all’interno del CRM cambiano: potranno non avere piú accesso al sistema perchè non lavorano piú per l’impresa, o magari hanno cambiato dipartimento, funzione ecc.

È importante mantenere aggiornata l’ownership dei record affinché essi non cadano nel dimenticatoio.

Trasferire record in modo massivo

Nel gergo Salesforce “trasferire” dei record significa proprio cambiare l’ownership da uno User (o Queue) ad un altro.

Per farlo in modo massivo esistono diversi strumenti: il principale è lo strumento di Mass Transfer che si trova in Setup | Data | Mass Transfer record:

Mass transfer records supporta molti Oggetti Standard e tutti gli Oggetti Custom: purtroppo non supporta il trasferimento di Opportunities (peró quando si trasferisce un Account si possono trasferire le opportunities collegate a quell’Account), nè Campaign o Campaign Members.

Una volta selezionato il tipo di oggetto basta selezionare da quale utente a quale utente trasferire i record e se è necessario, si possono inserire altri criteri per filtrare l’insieme dei record: per esempio si vogliono trasferire i Lead la cui Source è “Web”:

Una volta trovati i record necessari, basterà selezionarli e cliccare su “Transfer”: 

Altri metodi per trasferire i record

il Mass Transfer è uno strumento per la gestione diaria del trasferimento di record. 

Ci sono alcuni scenari in cui utilizzare Mass Transfer potrebbe non essere ottimale: tutti quei casi in cui si effettuano migrazioni piú complesse per cui nello stesso momento si vogliono trasferire diversi record di diversi owner. 

In questo caso il modo migliore per effettuare il trasferimento dei dati è quello di utilizzare degli strumenti di export, esportando l’Id del record e l’attuale OwnerId, modificare il tutto in un file CSV e poi effettuare l’import con le nuove informazioni.
Per fare questo si possono utilizzare strumenti come Data loader, Dataloader.io o Salesforce Inspector Reloaded.

Nell’esempio seguente si utilizzerà Salesforce Inspector Reloaded.

1. Estrazione dei dati necessari campi OwnerId e Id del record. In questo caso nella Where Clause della query ho inserito alcuni filtri specificando che l’owner di partenza abbia il Salesforce id uguale a ‘0057R00000CUv7dQAD’.
   
2. Una volta estratti i dati li copio in un file CSV, semplicemente premendo il tasto “Copy CSV” di inspector, potrei ovviamente utilizzare anche altri formati come Excel o JSON.
   
3.  Adesso bisogna sostituire il vecchio OnwerId ‘0057R00000CUv7dQAD’ con il nuovo ‘0057R00000E181PQAR’.
   
   Questo passaggio potrebbe essere piú complesso: nel senso che potrebbe essere necessario dover individuare piú di un nuovo Owner in base a criteri piú complessi rispetto a quelli descritti fino ad ora. Il processo di base però non cambia.
4. Come ultimo passo è necessario importare questo nuovo file in Salesforce, basterà utilizzare inspector cliccando su “Data Import” e incollando i nuovi dati:

5. Infine cliccare su Run Update e verificare che tutti i record siano stati aggiornati correttamente:

Considerazioni finali sul trasferimento dei dati

• Mass Transfer è un tool che può essere utilizzato nella gestione giornaliera di assegnazione e trasferimento dei dati: è facile da utilizzare anche per utenti che non sono Admin ma a cui è necessario delegare parte della gestione dei dati e della loro manipolazione periodica.
• Il metodo di export/import è un metodo da utilizzare o quando i record che si vogliono trasferire non sono supportati da Mass Transfer o quando si devono effettuare migrazioni piú consistenti. Questo ovviamente presuppone che la persona che si occupa di questo processo abbia abbastanza dimestichezza con gli strumenti piú avanzati di data management e manipolazione di file excel/CSV.
• Mantenere aggiornati l’ownership dei record significa fare in modo che queste informazioni non vengano perse: Opportunity che stavano per chiudersi, clienti che non si chiamano per molto tempo, non avvenuta conversione di Lead, non risoluzioni di Case ecc. sono tutti elementi che peggioreranno le vendite e l’impressione globale del posizionamento del brand.