Le Auto-Response Rules sono uno strumento che consentono di inviare una email automatica quando un nuovo lead o nuovo case vengono creati.
Tipici esempi di utilizzo di Auto-Response Rule:
- Un Lead è stato creato in Salesforce dopo che un potenziale cliente ha riempito la form di contatto del vostro sito web. Inviare una mail di risposta automatica per fare sapere alla persona che verrà presto contattata.
- Un case viene creato in Salesforce dopo che un utente ha inviato una email perché ha avuto un problema con un servizio/prodotto venduto dalla nostra azienda. inviare una email automatica per fargli sapere che il problema è stato preso in carico e verrà risolto il prima possibile.
Creare una Auto-Response Rule
Prima di creare una Auto-Response Rule è necessario preparare i Template email da utilizzare per ogni caso d’uso, se non conosci ancora cosa sono gli email template ti suggerisco di partire da questo articolo.
Una volta preparati tutti gli Email template e i casi d’uso, per creare una Auto-Response Rule:
Setup | Feature Settings | Service | Case Auto-Response Rules (o Marketing | Lead Auto-Response Rules) e cliccare su New:
Così come per le Assignment Rule, può esserci soltanto una Auto-Response Rule attiva.
La Auto-Response rule ha diverse entry che sono ordinate, per cui la prima entry che rispetta i criteri, verrà utilizzata.
Una volta creata la Auto-Response Rule, cliccare su di essa ed inserire tutti i criteri necessari necessari:
- Step 1: inserire il numero ordinale che si desidera per la entry corrente.
- Step 2: inserire le condizioni per cui questa rule entry di deve attivare. Come per molti altri strumenti in Salesforce si ha la possibilità di utilizzare due tipi di editor: “Criteria are met” oppure quello un po’ piú complesso ma piú flessibile del “Formula Evaluate to true”
- Step 3: Qui bisogna inserire tre campi:
- Name: ovvero il nome del sender della mail: potrebbe essere qualcosa di generico come “Product support” ecc.
- Email Address: ovvero la mail che apparirà nel “from” del ricevente
- Reply-to-Address: ovvero la mail a cui il cliente puó rispondere se ha bisogno di chiedere altre cose. Questo indirizzo email non puó essere uno qualsiasi, ma deve essere uno tra la mail di un system Admin Salesforce oppure uno degli indirizzi email inseriti nel “Organization-Wide Email Addresses”
- Step 4: scegliere l’Email Template precedentemente creato.
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