Sharing Rules in Salesforce

La Sharing Rules rappresentano il livello successivo per aprire la visibilità dei record di un determinato oggetto subito dopo Ownership, OWD e Role Hierarchy. Se ancora non hai confidenza con tutto quello che riguarda la visibilità dei record in Salesforce e vuoi iniziare dal principio, ti consiglio di leggerti i seguenti due articoli prima di iniziare con le Sharing Rules:

• OWD.
• Role e Role Hierarchy 

Le Sharing Rules consentono di aprire la visibilità di un record in modo laterale rispetto alla Role Hierarchy. Mentre con la Role Hierarchy infatti è possibile aprire la visibilità di un record per tutto l’albero che si trova al di sotto di un dato ruolo, le Sharing Rules consentono di dare visibilità ad un record in base a determinati criteri.

In Salesforce esistono in particolare due tipi di Sharing Rules:

• Owner Sharing Rules – Che consentono di condividere i livelli di accesso di un record basandosi sul campo owner del record. Si possono fare ragionamenti del tipo “Se l’owner del record si trova nel profilo X, allora condividere il suo tipo di accesso con gli utenti Z”.

• Criteria Sharing Rules – Che consentono di condividere i livelli di accesso di un record basandosi su uno uno o più criteri che riguardano uno o più campi del record stesso. In questo caso si possono fare ragionamenti del tipo “Le opportunity che hanno channel B2B devono essere visibili a tutti gli utenti che lavorano nel channel B2B a prescindere da chi sia l’owner ecc.”

Cosa fare prima di creare una Sharing Rules in Salesforce

Prima di creare una Sharing Rule, è necessario definire i seguenti passi:

• Qual è il criterio (o i criteri) per cui è necessario condividere i record. 
• Con chi dobbiamo condividere i livelli di accesso dei record. Se con dei:

• Ruoli
• Ruoli e i loro sottoposti (in inglese chiamati subordinates)
• Gruppi di utenti

In quest’ultimo caso puoi usare i Public che consentono proprio di mettere insieme un gruppo di utenti nel modo più flessibile possibile.

Se devi condividere il livello di accesso dei record con dei Public Groups è importante creare i public groups prima di creare la Validation Rules.

Una volta chiariti i punti di cui sopra è possibile creare la Sharing Rule vera e propria.

Come creare una Sharing Rules in Salesforce

1. Dalla pagina principale di Salesforce clicca sulla rotellina in alto a destra e poi su “Setup”

2. Dalla quick find a destra cerca “sharing setting” e clicca sul link

3. Dovresti già conoscere questo pannello perchè è lo stesso da cui vengono scelti gli OWD (qui l’articolo completo su gli OWD). Scrolla in basso finchè non trovi la sezione “Sharing Rules” (troverai una sezione dedicata per ogni oggetto) e clicca “New” sull’oggetto per cui vuoi inserire una nuova Sharing Rules.

4. Una volta cliccato su “New” ti apparirà la schermata di creazione della rule. Inserisci Nome e descrizione e poi scegli il tipo di rule che desideri inserire (in base alla descrizione di cui sopra).
Se scegli la Owner Sharing Rule allora bisognerà inserire quali record assegnati a quale utente dovranno essere condivisi, e con quali utenti. Qui è importante aver creato prima il Public Group se consideri di volerlo usare, perchè altrimenti non sarà presente tra le possibili scelte. 

Nel caso in cui scegli le Criteria Sharing Rule è possibile inserire i diversi criteri e il tipo di logica che di default considera tutto in AND ma che può essere personalizzata a piacere cliccando su “Add filter logic”.

5. Quando crei o modifichi una Sharing Rule al salvataggio tutte le sharing verranno ricalcolate. Questo processo può richiedere anche alcuni minuti se vi sono molti record nella Org e se ci sono diverse Sharing Rules da salvare.

6. Una volta creata una nuova Sharing Rule è importante che verifichi che tutto funzioni correttamente controllando che ogni utente veda soltanto i record necessari. Per poter testare al meglio questa funzionalità è necessario effettuare la login come uno degli utenti impattati dalle nuove Sharing Rules.

Considerazioni nell’utilizzo delle Sharing Rules

Per terminare questa guida, ti lascio alcune considerazioni importanti quando si utilizzano le Sharing Rules:

• Attraverso le Sharing Rules si può soltanto aprire l’accesso a dei record, quindi aumentare il numero di record che un utente vede. Non si può restringere il livello di accesso, il livello di accesso minimo è sempre quello dato dall’OWD.

• Se vi sono due Sharing Rule differenti sullo stesso record, l’utente erediterà l’accesso più ampio possibile.
• Le Sharing Rule per un oggetto sono disponibili quando il suo OWD è settato su private o su public-read-only.

• Con le Sharing Rules sono automaticamente garantiti gli accessi ai record correlati. Per esempio nel caso delle opportunità, per cui se hai accesso all’opportunità hai automaticamente accesso al relativo account. Con le Sharing Rules è lo stesso, se attraverso una di esse garantisci l’accesso ad una opportunità, automaticamente si avrà accesso all’account correlato con l’opportunità.

• Gli utenti che si trovano all’interno di un ramo della Role Hierarchy avranno automaticamente accesso ai record degli utenti più bassi di loro in gerarchia, se si tratta di Sharing Rules su oggetti standard o se hai settato l’opzione “Grant Access Using Hierarchie” a true.

Quelle elencate sopra sono soltanto le principali considerazioni da tenere in mente quando si utilizzano le Sharing Rules, ti consiglio di dare un’occhiata alla pagina Sharing Rules Consideration. 

Alla prossima guida!